Is uw werknemer bijna één jaar ziek? Dan komt er een belangrijk moment in het re-integratietraject aan: de Eerstejaarsevaluatie.
Tijdens deze evaluatie kijken werkgever en werknemer terug op het eerste ziektejaar. Wat is er gedaan om terugkeer naar werk mogelijk te maken? Welke afspraken hebben resultaat opgeleverd? En wat moet er in het tweede ziektejaar gebeuren?
De Eerstejaarsevaluatie is een verplicht onderdeel van het re-integratieproces volgens de Wet verbetering poortwachter. Het document kan later ook een belangrijke rol spelen bij de beoordeling van het re-integratieverslag door UWV.
In dit artikel leest u wanneer de Eerstejaarsevaluatie moet plaatsvinden, welke onderdelen erin horen en hoe u deze zorgvuldig voorbereidt. Ook vindt u een praktisch voorbeeld en een checklist voor werkgevers.
Heeft u een werknemer die bijna 52 weken ziek is en twijfelt u of alle re-integratiestappen zijn uitgevoerd? Gesprek met Personeel biedt praktische begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie.
Wat is de Eerstejaarsevaluatie?
De Eerstejaarsevaluatie is een verplicht evaluatiemoment aan het einde van het eerste ziektejaar.
Werkgever en werknemer beoordelen samen hoe de re-integratie tot dan toe is verlopen en welke stappen nodig zijn om de kans op duurzame werkhervatting te vergroten.
Daarbij worden drie belangrijke vragen beantwoord:
Welke re-integratieactiviteiten zijn uitgevoerd en wat hebben deze opgeleverd?
Zijn de afspraken uit het Plan van aanpak nog passend?
Welke mogelijkheden zijn er voor werkhervatting in het tweede ziektejaar?
De Eerstejaarsevaluatie wordt ook wel het opschudmoment genoemd.
Die naam maakt duidelijk wat het doel is: kritisch beoordelen of de gekozen aanpak nog voldoende perspectief biedt.
Het is niet de bedoeling om alleen de bestaande afspraken over te nemen zonder te beoordelen of deze nog effectief zijn.
Wanneer moet de Eerstejaarsevaluatie plaatsvinden?
De Eerstejaarsevaluatie wordt rond de 52e ziekteweek opgesteld, aan het einde van het eerste ziektejaar.
Bij een regulier re-integratietraject ziet de planning er als volgt uit:
| Moment | Verplichte of gebruikelijke actie |
|---|---|
| Week 6 | Probleemanalyse door bedrijfsarts of arbodienst |
| Week 8 | Plan van aanpak opstellen |
| Minimaal iedere 6 weken | Voortgang re-integratie bespreken |
| Week 42 | Langdurige ziekte melden bij UWV |
| Rond week 52 | Eerstejaarsevaluatie uitvoeren |
| Na de Eerstejaarsevaluatie | Mogelijkheden voor spoor 1 en eventueel spoor 2 beoordelen |
| Uiterlijk circa week 58 | Tweede spoor starten als dat volgens de geldende uitgangspunten nodig is |
Houd er rekening mee dat de exacte planning afhankelijk kan zijn van het verloop van de ziekte en de adviezen van de bedrijfsarts.
Het is verstandig om de Eerstejaarsevaluatie ruim vóór week 52 voor te bereiden.
Zo kunt u tijdig informatie verzamelen en eventueel aanvullend deskundig advies laten uitvoeren.
Wat moet in de Eerstejaarsevaluatie staan?
Een goede Eerstejaarsevaluatie bevat een terugblik op het eerste ziektejaar en een duidelijke beschrijving van de vervolgaanpak.
De belangrijkste onderdelen zijn:
1. Terugblik op de re-integratie
Beschrijf welke acties zijn uitgevoerd.
Denk aan aangepaste werkzaamheden, gesprekken met de werknemer, aanpassingen van de werkplek en eventuele begeleiding door deskundigen.
Maak duidelijk welke afspraken zijn nagekomen en welke resultaten zijn bereikt.
2. Huidige mogelijkheden voor werkhervatting
Gebruik de actuele informatie van de bedrijfsarts om te beoordelen welke werkzaamheden mogelijk zijn.
Neem daarbij geen medische diagnoses of andere niet-noodzakelijke gezondheidsgegevens op.
Het gaat erom wat de werknemer functioneel kan uitvoeren en welke werkaanpassingen daarvoor nodig zijn.
3. Evaluatie van het Plan van aanpak
Beoordeel of de bestaande afspraken nog aansluiten op de situatie.
Zijn de doelen haalbaar gebleken? Zijn aanpassingen nodig? Moeten werkzaamheden, werktijden of verantwoordelijkheden worden veranderd?
Leg dit concreet vast.
4. Mogelijkheden binnen de eigen organisatie
Onderzoek of de werknemer kan terugkeren in de oorspronkelijke functie, in aangepast eigen werk of in een andere passende functie.
Dit wordt re-integratie in het eerste spoor genoemd.
5. Mogelijkheden buiten de organisatie
Wanneer er onvoldoende concreet perspectief bestaat op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie, moet ook worden gekeken naar mogelijkheden bij een andere werkgever.
Dat wordt het tweede spoor genoemd.
6. Visie van werkgever en werknemer
Leg expliciet vast hoe werkgever en werknemer de re-integratie en de gekozen vervolgstappen beoordelen.
Ook wanneer beide partijen van mening verschillen, is het belangrijk dit zorgvuldig te documenteren.
7. Nieuwe afspraken en verantwoordelijkheden
Sluit af met concrete acties voor het tweede ziektejaar.
Vermeld wie verantwoordelijk is, wanneer de actie wordt uitgevoerd en wanneer de voortgang wordt geëvalueerd.
Eerstejaarsevaluatie invullen in 5 stappen
Stap 1. Verzamel het volledige re-integratiedossier
Begin met het controleren van alle documenten en afspraken uit het eerste ziektejaar.
Denk aan de Probleemanalyse, het Plan van aanpak, eventuele bijstellingen en verslagen van voortgangsgesprekken.
Controleer ook of de 42e-weeksmelding bij UWV is gedaan.
Ontbreekt informatie? Breng dan eerst in kaart wat er daadwerkelijk is uitgevoerd en wat nog moet worden opgepakt.
Stap 2. Vraag een actueel oordeel van de bedrijfsarts
Voor een goede evaluatie is het belangrijk dat u beschikt over actuele informatie over de mogelijkheden tot werkhervatting.
Wanneer het bestaande advies niet meer aansluit op de situatie, vraagt u de bedrijfsarts om een nieuwe beoordeling.
U kunt de re-integratie niet verantwoord aanpassen op basis van alleen uw eigen inschatting van de gezondheid van de werknemer.
Stap 3. Bespreek de voortgang met de werknemer
Voer een gesprek waarin u terugblikt op het afgelopen jaar.
Bespreek wat goed is verlopen, waar problemen zijn ontstaan en wat nodig is voor het vervolg.
Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:
Welke afspraken zijn volgens u goed verlopen?
Welke werkzaamheden of aanpassingen zijn behulpzaam geweest?
Waar loopt de uitvoering van de re-integratie vast?
Welke mogelijkheden ziet u binnen de organisatie?
Welke ondersteuning is nodig om de volgende stappen uit te voeren?
Wat vindt u van de voorgestelde aanpak voor het tweede ziektejaar?
Bespreek de werksituatie en de re-integratie. Laat medische beoordeling en medische vragen bij de bedrijfsarts.
Stap 4. Onderzoek het eerste en tweede spoor
Na één jaar ziekte moet kritisch worden beoordeeld of de werknemer structureel kan terugkeren binnen de eigen organisatie.
Is dat niet haalbaar of is er onvoldoende concreet perspectief, dan kan een tweede-spoortraject noodzakelijk zijn.
Wacht hiermee niet automatisch tot het einde van het tweede ziektejaar.
Wanneer al eerder duidelijk wordt dat passende werkhervatting binnen de eigen organisatie niet haalbaar is, kan een tweede-spoortraject eerder nodig zijn.
Stap 5. Leg de afspraken vast en bewaak de uitvoering
Vul samen het actuele UWV-formulier voor de Eerstejaarsevaluatie in.
Leg de voortgang, conclusies, standpunten en nieuwe afspraken vast.
Zorg dat werkgever en werknemer het formulier ondertekenen en dat de werknemer een kopie ontvangt.
Bewaar het document bij de overige re-integratiestukken.
Eerstejaarsevaluatie voorbeeld
Het volgende fictieve voorbeeld laat zien hoe een werkgever de evaluatie inhoudelijk kan voorbereiden.
Gebruik dit voorbeeld als toelichting. Voor de formele Eerstejaarsevaluatie gebruikt u het actuele UWV-formulier.
Situatie
Een werknemer is inmiddels 52 weken ziek en werkte vóór de ziekmelding 32 uur per week.
In het eerste ziektejaar zijn meerdere gesprekken gevoerd en zijn verschillende mogelijkheden voor aangepaste werkzaamheden onderzocht.
De werknemer heeft gedurende een deel van het traject passende werkzaamheden uitgevoerd, maar volledige terugkeer in de oorspronkelijke functie is nog niet mogelijk.
Terugblik op het eerste ziektejaar
“Tijdens het eerste ziektejaar hebben werkgever en werknemer regelmatig de voortgang besproken. Er zijn aangepaste werkzaamheden aangeboden en de mogelijkheden voor werkhervatting zijn periodiek beoordeeld op basis van het advies van de bedrijfsarts.”
Resultaten van de re-integratie
“De werknemer heeft gedurende het traject gedeeltelijk passende werkzaamheden uitgevoerd. Structurele hervatting van de oorspronkelijke functie is nog niet gerealiseerd. De mogelijkheden voor verdere werkhervatting worden opnieuw onderzocht.”
Huidige situatie
“Op basis van het actuele advies van de bedrijfsarts zijn er mogelijkheden om passende werkzaamheden te verrichten. Er moet nader worden onderzocht of binnen de organisatie structureel passend werk beschikbaar is.”
Vervolgafspraken
“De werkgever onderzoekt binnen vier weken de mogelijkheden voor structureel passend werk binnen de organisatie. Wanneer onvoldoende concreet perspectief bestaat op werkhervatting binnen de eigen organisatie, worden passende tweede-spooractiviteiten voorbereid en tijdig gestart.”
Visie werkgever
“De werkgever wil de mogelijkheden binnen de organisatie zorgvuldig onderzoeken en tegelijkertijd voorkomen dat noodzakelijke vervolgstappen te laat worden ingezet.”
Visie werknemer
“De werknemer wil blijven meewerken aan de re-integratie en staat open voor onderzoek naar passend werk binnen of buiten de organisatie.”
Evaluatiemoment
“Uiterlijk zes weken na deze evaluatie bespreken werkgever en werknemer de uitgevoerde acties en bepalen zij welke aanvullende maatregelen nodig zijn.”
Dit voorbeeld maakt duidelijk hoe u een evaluatie inhoudelijk kunt opbouwen.
De werkelijke afspraken moeten altijd aansluiten op de specifieke situatie en het advies van de bedrijfsarts.
Wat gebeurt er als een werknemer na één jaar nog ziek is?
Wanneer een werknemer na 52 weken nog ziek is, loopt het re-integratietraject in beginsel door.
Bij de gebruikelijke situatie waarin de werkgever het loon moet doorbetalen, loopt deze verplichting in beginsel maximaal 104 weken door. Over de hoogte van de loondoorbetaling kunnen aanvullende afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst gelden.
De werkgever moet daarnaast actief blijven meewerken aan re-integratie.
Het tweede ziektejaar is dus niet simpelweg een herhaling van het eerste jaar.
De Eerstejaarsevaluatie moet juist duidelijk maken of een andere aanpak noodzakelijk is.
Wanneer structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt, kan tweede-spoorre-integratie noodzakelijk zijn.
Is spoor 2 verplicht na de Eerstejaarsevaluatie?
Niet automatisch in iedere situatie.
Volgens de uitgangspunten van UWV moet een adequaat tweede-spoortraject worden gestart zodra er geen concreet zicht meer bestaat op structurele hervatting binnen de eigen organisatie.
Na de Eerstejaarsevaluatie geldt als uitgangspunt dat het tweede spoor uiterlijk binnen zes weken moet starten wanneer dat nodig is.
Er kan een uitzondering gelden wanneer er concreet perspectief is op structurele werkhervatting binnen drie maanden in passend werk bij de eigen werkgever.
Die verwachting moet wel voldoende onderbouwd zijn.
Alleen hopen dat de werknemer binnenkort herstelt, is niet voldoende.
Meer hierover leest u in onze gids over tweede spoor re-integratie.
Wat als werkgever en werknemer het oneens zijn over de evaluatie?
Niet iedere Eerstejaarsevaluatie verloopt zonder discussie.
Een werknemer kan bijvoorbeeld vinden dat de werkgever onvoldoende passend werk aanbiedt.
Andersom kan de werkgever twijfelen of de werknemer voldoende meewerkt aan de gemaakte afspraken.
Het is belangrijk om deze verschillen van mening niet weg te laten uit het document.
Leg de standpunten zorgvuldig vast en bespreek welke vervolgstappen nodig zijn.
Bij medische vragen is de bedrijfsarts de aangewezen deskundige.
Wanneer er een geschil blijft bestaan over de re-integratie, kan een deskundigenoordeel van UWV worden aangevraagd.
Bij een arbeidsconflict kan onafhankelijke begeleiding of mediation helpen om het gesprek weer op gang te brengen.
Wat zijn de gevolgen van een ontbrekende Eerstejaarsevaluatie?
Een ontbrekende of onvolledige Eerstejaarsevaluatie kan problemen veroorzaken bij de latere beoordeling van het re-integratieverslag.
UWV kijkt bij een WIA-aanvraag of werkgever en werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd om terugkeer naar werk mogelijk te maken.
Wanneer de werkgever zonder goede reden onvoldoende heeft gedaan, kan UWV een loonsanctie opleggen.
Dat betekent dat de werkgever mogelijk maximaal 52 weken extra loon moet doorbetalen.
Het risico ontstaat niet alleen doordat een formulier ontbreekt.
Ook onvoldoende re-integratie-inspanningen, te laat ingeschakelde deskundigen of een onvoldoende onderbouwde keuze om geen tweede spoor te starten kunnen een rol spelen.
Checklist Eerstejaarsevaluatie voor werkgevers
Gebruik onderstaande checklist voordat u de Eerstejaarsevaluatie afrondt.
De eerste ziektedag is correct geregistreerd.
De Probleemanalyse is aanwezig.
Het Plan van aanpak en eventuele bijstellingen zijn beschikbaar.
De voortgangsgesprekken zijn gedocumenteerd.
De 42e-weeksmelding is gecontroleerd.
Er is voldoende actuele informatie van de bedrijfsarts.
De resultaten van het eerste ziektejaar zijn beschreven.
Mogelijkheden voor passend werk binnen de organisatie zijn onderzocht.
De noodzaak van een tweede-spoortraject is beoordeeld.
De visie van werkgever en werknemer is vastgelegd.
Nieuwe acties en verantwoordelijken zijn benoemd.
Het formulier is ingevuld en ondertekend.
De werknemer heeft een kopie ontvangen.
Vervolgmomenten staan in de agenda.
Ondersteuning bij een werknemer die één jaar ziek is
Voor veel MKB-werkgevers is het eerste ziektejaar een ingewikkeld traject.
Naast de dagelijkse bedrijfsvoering moeten wettelijke termijnen worden bewaakt, gesprekken worden gevoerd en re-integratieafspraken worden vastgelegd.
Wanneer een werknemer na één jaar nog niet structureel is teruggekeerd, worden de beslissingen vaak ingewikkelder.
Gesprek met Personeel helpt werkgevers met het controleren van verzuimdossiers, het voorbereiden van de Eerstejaarsevaluatie, het organiseren van re-integratiegesprekken en het bewaken van vervolgacties.
Heeft u binnenkort een Eerstejaarsevaluatie of twijfelt u of uw re-integratie voldoende zorgvuldig is uitgevoerd? Neem vrijblijvend contact op. Een eerste telefonisch advies is kosteloos.
Veelgestelde vragen over de Eerstejaarsevaluatie
Wanneer moet een Eerstejaarsevaluatie worden gemaakt?
De Eerstejaarsevaluatie wordt rond de 52e ziekteweek opgesteld, aan het einde van het eerste ziektejaar.
Wie vult de Eerstejaarsevaluatie in?
Werkgever en werknemer vullen het document samen in. De bedrijfsarts levert de noodzakelijke informatie over de mogelijkheden voor werkhervatting.
Is de Eerstejaarsevaluatie verplicht?
Ja, bij een regulier langdurig re-integratietraject is de Eerstejaarsevaluatie een verplicht onderdeel van de Wet verbetering poortwachter en het re-integratieverslag.
Moet de werknemer het formulier ondertekenen?
Het UWV-formulier wordt door werkgever en werknemer ingevuld en ondertekend. De werkgever verstrekt de werknemer een kopie.
Wat als de werknemer nog niet kan werken?
Laat de bedrijfsarts beoordelen wat de mogelijkheden zijn. Leg vast wat dit betekent voor de re-integratie en welke vervolgstappen nodig zijn. Dat iemand nog niet kan werken, betekent niet dat u het dossier niet hoeft te blijven volgen.
Moet na één jaar ziekte altijd spoor 2 worden gestart?
Nee, niet automatisch. Wel moet u serieus beoordelen of structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie haalbaar is. Wanneer daarvoor geen concreet perspectief bestaat, moet een adequaat tweede-spoortraject tijdig worden gestart.
Waar vind ik het formulier Eerstejaarsevaluatie?
Op de officiële website van UWV vindt u informatie over de Eerstejaarsevaluatie en de bijbehorende formulieren.