Een werknemer die langer ziek blijft dan verwacht, brengt voor een werkgever verschillende verplichtingen met zich mee. Vanaf de eerste ziektedag moet u niet alleen contact houden met de werknemer, maar ook zorgen dat de juiste stappen rond verzuim en re-integratie op tijd worden uitgevoerd.
De Wet verbetering poortwachter vormt hiervoor het belangrijkste kader.
Voor veel werkgevers wordt het ingewikkeld zodra termen als Probleemanalyse, Plan van aanpak, eerste spoor, tweede spoor, Eerstejaarsevaluatie en re-integratieverslag voorbij komen. Bovendien kan onvoldoende aandacht voor het traject uiteindelijk financiële gevolgen hebben.
In deze gids vindt u daarom het volledige proces overzichtelijk terug.
Heeft u op dit moment een langdurig zieke werknemer en wilt u voorkomen dat belangrijke stappen of deadlines worden gemist? Bekijk dan onze ondersteuning bij Sick Leave & Reintegration.
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter bevat regels die ervoor moeten zorgen dat een zieke werknemer zo goed en zo snel mogelijk kan terugkeren naar passend werk.
Werkgever en werknemer hebben daarbij allebei een actieve rol.
Als werkgever kunt u een langdurig ziek personeelslid dus niet simpelweg ziek gemeld laten staan totdat herstel plaatsvindt. U moet het re-integratieproces organiseren, afspraken vastleggen, de voortgang volgen en onderzoeken welke werkzaamheden nog wel mogelijk zijn.
De werknemer moet op zijn beurt meewerken aan de re-integratie en redelijke afspraken en aangeboden passend werk serieus oppakken.
De bedrijfsarts of arbodienst ondersteunt het proces vanuit medisch en arbeidsgezondheidskundig perspectief.
Wanneer begint de Wet verbetering poortwachter?
De verplichtingen rond ziekte beginnen vanaf de ziekmelding.
Niet iedere werknemer die een paar dagen ziek is, krijgt uiteraard direct een uitgebreid re-integratiedossier. Wel is het belangrijk dat u vanaf de eerste dag zorgvuldig registreert wanneer het verzuim is begonnen.
Dat wordt extra belangrijk wanneer de ziekte langer duurt.
De eerste ziektedag bepaalt namelijk verschillende deadlines tijdens het verdere traject.
Wet verbetering poortwachter stappenplan
Onderstaand stappenplan geeft u als werkgever een overzicht van de belangrijkste momenten.
Dag 1: ziekmelding registreren
Registreer de eerste ziektedag correct.
Controleer daarnaast of de werknemer de interne ziekmeldprocedure heeft gevolgd.
Bij de ziekmelding mag u als werkgever praktische vragen stellen, bijvoorbeeld over de verwachte duur van de afwezigheid en werkzaamheden die moeten worden overgedragen.
U mag niet vragen naar de medische oorzaak of diagnose.
Heeft uw organisatie nog geen duidelijke procedure voor ziekmeldingen? Dan is het verstandig om een formeel verzuimprotocol op te stellen.
Binnen één week: ziekmelding doorgeven aan arbodienst of bedrijfsarts
Een langdurig ziektegeval moet vanaf het begin goed worden begeleid.
Geef de ziekmelding daarom volgens de gemaakte afspraken door aan uw arbodienst of bedrijfsarts.
De bedrijfsarts beoordeelt medische informatie. Als werkgever hoort u deze medische informatie niet te ontvangen of te registreren.
U krijgt wel informatie die u nodig heeft om het werk en de re-integratie te organiseren.
Week 6: Probleemanalyse
Is een werknemer ongeveer zes weken ziek, dan stelt de bedrijfsarts of arbodienst een Probleemanalyse op.
Daarin wordt gekeken naar de mogelijkheden van de werknemer om weer te werken.
De bedrijfsarts beoordeelt bijvoorbeeld welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke beperkingen daarbij relevant zijn.
De Probleemanalyse vormt vervolgens de basis voor het Plan van aanpak.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen medische informatie en informatie die u als werkgever nodig heeft.
De diagnose van de werknemer hoort niet in uw personeels- of verzuimdossier.
Uiterlijk week 8: Plan van aanpak
Na de Probleemanalyse maken werkgever en werknemer samen een Plan van aanpak.
Daarin worden concrete afspraken vastgelegd over de re-integratie.
Denk bijvoorbeeld aan:
- aangepaste werkzaamheden;
- minder uren werken;
- andere werktijden;
- aanpassingen aan de werkplek;
- stapsgewijze opbouw van werkzaamheden;
- begeleiding of scholing;
- contactmomenten;
- verantwoordelijkheden tijdens het traject.
Ook wordt een casemanager aangewezen die bewaakt of afspraken worden uitgevoerd.
Het Plan van aanpak is geen document dat u na week 8 weglegt.
De situatie van een zieke werknemer kan veranderen. Het plan moet daarom gedurende het traject worden gevolgd en zo nodig aangepast. UWV schrijft voor dat werkgever en werknemer minimaal eens per zes weken de voortgang van de re-integratie bespreken. UWV
Wat doet een casemanager bij ziekte?
De casemanager bewaakt het proces.
Dat kan iemand binnen de organisatie zijn, maar de rol kan ook extern worden ondersteund.
De casemanager houdt bijvoorbeeld zicht op:
- geplande evaluatiemomenten;
- gemaakte afspraken;
- deadlines;
- contact met de werknemer;
- benodigde documenten;
- acties richting bedrijfsarts of arbodienst;
- voortgang van de re-integratie.
Vooral bij kleinere bedrijven ontbreekt vaak iemand die dagelijks met dit soort dossiers werkt.
Daardoor kan een verzuimdossier ongemerkt weken blijven liggen.
Via onze dienstverlening voor Sick Leave & Reintegration kunnen wij werkgevers ondersteunen bij het bewaken en structureren van dit proces.
Spoor 1: terugkeer binnen de eigen organisatie
Tijdens het eerste spoor onderzoekt u hoe de werknemer binnen de eigen organisatie kan terugkeren.
De eerste mogelijkheid is terugkeer naar de eigen functie.
Kan dat nog niet volledig, dan kan worden gekeken naar aangepaste werkzaamheden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- tijdelijk minder uren;
- een andere verdeling van taken;
- bepaalde werkzaamheden tijdelijk weglaten;
- aanpassingen aan de werkplek;
- andere werktijden;
- gedeeltelijke hervatting.
Wanneer de oorspronkelijke functie niet haalbaar blijkt, moet ook worden onderzocht of ander passend werk binnen het bedrijf beschikbaar is.
Het uitgangspunt is dus breder dan alleen de vraag: kan deze werknemer zijn oude functie alweer volledig uitvoeren?
Week 42: ziekmelding bij UWV
Is de werknemer 42 weken ziek, dan moet de langdurige ziekte bij UWV worden gemeld.
Dit wordt de 42e-weeksmelding genoemd.
UWV geeft aan dat deze melding uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek moet plaatsvinden. UWV
Een eenvoudige agenda of losse notitie is bij meerdere dossiers snel foutgevoelig.
Werk daarom met een vaste termijnbewaking waarin vanaf de eerste ziektedag automatisch de belangrijkste momenten worden ingepland.
Rond week 52: Eerstejaarsevaluatie
Na ongeveer één jaar ziekte volgt de Eerstejaarsevaluatie.
Werkgever en werknemer kijken dan terug op het eerste ziektejaar.
Welke afspraken zijn gemaakt?
Welke stappen zijn uitgevoerd?
Wat heeft resultaat gehad?
Welke mogelijkheden zijn er op dit moment?
En vooral: wat moet er in het tweede ziektejaar gebeuren?
Wanneer terugkeer binnen de eigen organisatie onzeker is, moet serieus worden gekeken naar andere mogelijkheden. Dat kan betekenen dat naast spoor 1 ook re-integratie buiten de organisatie in beeld komt. UWV benoemt de Eerstejaarsevaluatie expliciet als het moment waarop werkgever en werknemer ook vooruitkijken naar mogelijkheden binnen of buiten het bedrijf. UWV
Wat is spoor 2?
Spoor 2 betekent dat wordt gezocht naar passend werk bij een andere werkgever.
Dit komt in beeld wanneer structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt.
Een tweede-spoortraject kan bestaan uit:
- onderzoek naar passende functies;
- arbeidsmarktoriëntatie;
- opstellen of verbeteren van een cv;
- sollicitatiebegeleiding;
- scholing;
- benaderen van andere werkgevers;
- detachering.
Spoor 2 betekent niet automatisch dat spoor 1 direct stopt.
Afhankelijk van de situatie kunnen beide trajecten naast elkaar lopen.
Wachten tot het einde van het tweede ziektejaar voordat u hierover nadenkt, is geen goede aanpak. Zodra duidelijk wordt dat duurzame terugkeer binnen uw eigen organisatie mogelijk niet haalbaar is, moet u onderzoeken wat de volgende passende stap is. UWV
Wat als de re-integratie vastloopt?
Soms verschillen werkgever en werknemer van mening.
Bijvoorbeeld over:
- de mogelijkheden om te werken;
- passend werk;
- voldoende re-integratie-inspanningen;
- terugkeer in een bepaalde functie.
Ook kan er onduidelijkheid ontstaan als adviezen veranderen of het herstel anders verloopt dan verwacht.
In zulke situaties kan onder andere een deskundigenoordeel van UWV worden aangevraagd.
Wacht bij een vastgelopen traject niet maandenlang af.
Hoe langer er geen duidelijke vervolgstap is, hoe moeilijker het dossier vaak wordt.
Re-integratieverslag richting WIA
Wanneer een werknemer bijna twee jaar ziek is, wordt de WIA-aanvraag relevant.
Voor die aanvraag zijn verschillende onderdelen uit het re-integratiedossier nodig.
Het re-integratieverslag bestaat onder andere uit de Probleemanalyse, het Plan van aanpak, evaluaties en het actuele oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst. UWV
Daarom is het verstandig om gedurende het hele traject netjes te documenteren.
Een dossier pas aan het einde van de wachttijd reconstrueren is onnodig risicovol.
Wat gebeurt er na 104 weken ziekte?
In veel reguliere arbeidssituaties geldt dat de werkgever maximaal 104 weken loon doorbetaalt tijdens ziekte. Rond het einde van deze periode beoordeelt UWV bij een WIA-aanvraag niet alleen de arbeidsongeschiktheid, maar speelt ook het re-integratieverslag een belangrijke rol. Rijksoverheid
UWV beoordeelt of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd.
Wanneer UWV vindt dat de werkgever zonder goede reden onvoldoende heeft gedaan, kan een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting volgen.
Daarom is de Wet verbetering poortwachter niet alleen een administratieve checklist.
Het gaat uiteindelijk om de kwaliteit en tijdigheid van de re-integratie.
Veelgemaakte fouten bij de Wet verbetering poortwachter
1. Alleen deadlines afvinken
Een document op tijd invullen betekent niet automatisch dat de re-integratie voldoende is.
Afspraken moeten concreet zijn en daadwerkelijk worden uitgevoerd.
2. Te weinig contact met de werknemer
Langdurig niets van elkaar horen maakt terugkeer meestal niet eenvoudiger.
Plan vaste contact- en evaluatiemomenten.
3. Geen aanpassingen onderzoeken
Volledige terugkeer in de oude functie is niet de enige mogelijkheid.
Onderzoek ook aangepaste taken, opbouw in uren en ander passend werk.
4. Spoor 2 te laat overwegen
Wanneer structurele terugkeer intern niet realistisch lijkt, moet u daar tijdig op reageren.
5. Medische informatie vastleggen
Vraag niet naar een diagnose en leg medische informatie die een werknemer spontaan deelt niet vast als werkgeversinformatie. De Autoriteit Persoonsgegevens maakt duidelijk onderscheid tussen medische gegevens en praktische informatie die een werkgever nodig heeft. Autoriteit Persoonsgegevens
6. Afspraken alleen mondeling maken
Een goed dossier laat zien welke stappen zijn besproken, afgesproken en uitgevoerd.
Leg belangrijke afspraken daarom schriftelijk vast.
Checklist Wet verbetering poortwachter voor werkgevers
Gebruik onderstaande checklist als snelle controle:
Start ziekte
- Eerste ziektedag geregistreerd
- Interne ziekmelding verwerkt
- Arbodienst of bedrijfsarts geïnformeerd
- Contactafspraken gemaakt
Rond week 6
- Probleemanalyse ontvangen
- Mogelijkheden voor werk bekeken
Uiterlijk week 8
- Plan van aanpak opgesteld
- Casemanager aangewezen
- Concrete re-integratieafspraken vastgelegd
Daarna
- Minimaal iedere zes weken voortgang bespreken
- Plan van aanpak indien nodig aanpassen
- Passend werk blijven onderzoeken
- Dossier bijhouden
Week 42
- 42e-weeksmelding bij UWV
Rond week 52
- Eerstejaarsevaluatie uitvoeren
- Kans op duurzame terugkeer opnieuw beoordelen
- Indien nodig spoor 2 inzetten
Richting WIA
- Re-integratiedossier controleren
- Actueel oordeel laten opstellen
- Eindevaluatie uitvoeren
- Benodigde documenten tijdig beschikbaar maken
Wet verbetering poortwachter uitbesteden
Voor een werkgever met één incidentele ziekmelding kan het traject al ingewikkeld zijn.
Bij meerdere dossiers wordt termijnbewaking, communicatie en documentatie al snel een structurele HR-taak.
Gesprek met Personeel ondersteunt werkgevers bij onder andere:
- bewaken van re-integratietermijnen;
- structuur aanbrengen in het dossier;
- voorbereiden en vastleggen van gesprekken;
- afstemmen met betrokken partijen;
- opvolgen van acties;
- voorbereiden van evaluatiemomenten;
- praktische begeleiding tijdens het re-integratieproces.
Zo blijft u als werkgever betrokken, maar hoeft u niet iedere stap zelf uit te zoeken.
Read more on Sick Leave & Reintegration of bekijk ook wanneer het interessant is om verzuimadministratie uit te besteden.
Heeft u nu een werknemer die langdurig ziek is en wilt u weten of uw dossier en planning op orde zijn? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen over de Wet verbetering poortwachter
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter regelt de verantwoordelijkheden rond re-integratie bij langdurige ziekte. Werkgever en werknemer moeten actief samenwerken om terugkeer naar passend werk mogelijk te maken.
Wat moet een werkgever doen bij 6 weken ziekte?
Rond de zesde ziekteweek stelt de bedrijfsarts of arbodienst een Probleemanalyse op. Deze vormt de basis voor het verdere re-integratieplan.
Wat moet er gebeuren in week 8?
Werkgever en werknemer stellen uiterlijk twee weken na de Probleemanalyse samen een Plan van aanpak op. Hierin staan concrete afspraken over de re-integratie.
Hoe vaak moet u de re-integratie bespreken?
UWV geeft aan dat werkgever en werknemer minimaal eens per zes weken bespreken hoe het met de re-integratie gaat en het Plan van aanpak aanpassen als dat nodig is. UWV
Wat gebeurt er in week 42?
Bij 42 weken ziekte moet de werkgever een 42e-weeksmelding bij UWV doen.
Wat is spoor 1 bij re-integratie?
Spoor 1 is gericht op werkhervatting bij de huidige werkgever. Eerst wordt gekeken naar de eigen functie en daarna eventueel naar aangepast of ander passend werk binnen de organisatie.
Wat is spoor 2?
Bij spoor 2 wordt gezocht naar passend werk buiten de eigen organisatie. Dit wordt relevant wanneer terugkeer binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt.
Kan een werkgever een loonsanctie krijgen?
Als UWV bij de beoordeling vindt dat een werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd zonder deugdelijke reden, kan de loondoorbetalingsperiode worden verlengd.