Wanneer een werknemer langdurig ziek is, moet u als werkgever samen met de werknemer afspraken maken over de terugkeer naar werk. Deze afspraken legt u vast in een Plan van aanpak voor de re-integratie.
Het Plan van aanpak is een belangrijk onderdeel van de Wet verbetering poortwachter. U beschrijft hierin welke werkzaamheden mogelijk zijn, welke aanpassingen nodig zijn, wie verantwoordelijk is voor de gemaakte afspraken en wanneer u de voortgang bespreekt.
Maar wanneer moet u dit plan opstellen? Wat moet erin staan? En hoe voorkomt u dat uw re-integratiedossier bij een latere beoordeling door UWV onvoldoende blijkt?
In dit artikel vindt u de belangrijkste regels, een praktisch stappenplan en een uitgewerkt voorbeeld dat u als uitgangspunt kunt gebruiken.
Heeft u een werknemer die langdurig ziek is en wilt u zeker weten dat uw re-integratiedossier goed wordt opgebouwd? Bekijk dan onze ondersteuning bij ziekteverzuim en re-integratie.
Wat is een Plan van aanpak bij re-integratie?
Een Plan van aanpak is een document waarin werkgever en werknemer vastleggen hoe zij samenwerken aan de re-integratie tijdens ziekte.
Het doel is om de werknemer, voor zover mogelijk, weer aan het werk te helpen. Dat kan in de oorspronkelijke functie zijn, met aangepaste werkzaamheden of in ander passend werk.
Het plan wordt opgesteld op basis van de Probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst.
In het document komen onder andere de volgende onderwerpen terug:
Het doel van de re-integratie.
De mogelijkheden om het werk geheel of gedeeltelijk te hervatten.
Eventuele aanpassingen aan werkzaamheden of werktijden.
Acties die werkgever en werknemer uitvoeren.
De verantwoordelijkheden van beide partijen.
De afspraken over begeleiding en voortgang.
De mening van werkgever en werknemer over de afspraken.
Het Plan van aanpak is dus meer dan een administratieve verplichting. Het helpt u om de re-integratie daadwerkelijk te organiseren.
Wanneer moet een Plan van aanpak worden opgesteld?
Volgens de Wet verbetering poortwachter wordt het Plan van aanpak doorgaans uiterlijk in de achtste ziekteweek opgesteld.
De gebruikelijke tijdlijn ziet er als volgt uit:
| Moment | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Eerste ziektedag | Werkgever registreert de ziekmelding en schakelt de arbodienst volgens de geldende afspraken in. |
| Uiterlijk week 6 | Bedrijfsarts of arbodienst stelt de Probleemanalyse op. |
| Uiterlijk week 8 | Werkgever en werknemer maken samen het Plan van aanpak. |
| Minimaal iedere 6 weken | Werkgever en werknemer bespreken de voortgang. |
| Rond week 52 | Werkgever en werknemer maken de Eerstejaarsevaluatie. |
Het Plan van aanpak wordt uiterlijk twee weken na de Probleemanalyse gemaakt. Wanneer de Probleemanalyse op het gebruikelijke moment in week 6 wordt opgesteld, komt de deadline daarmee in week 8 te liggen.
Soms wijkt een traject af van deze standaardplanning. Bijvoorbeeld wanneer aanvankelijk geen re-integratiemogelijkheden bestaan. Stem dan met de bedrijfsarts of arbodienst af wat op welk moment noodzakelijk is en leg de reden voor afwijkingen zorgvuldig vast.
Een volledig overzicht van alle verplichtingen vindt u in ons artikel over de Wet verbetering poortwachter.
Wie stelt het Plan van aanpak op?
De werkgever en werknemer stellen het Plan van aanpak samen op.
De bedrijfsarts levert de medische en arbeidsgezondheidskundige beoordeling die nodig is om te bepalen welke mogelijkheden er voor werk zijn. De werkgever en werknemer vertalen deze informatie vervolgens naar concrete afspraken.
De verantwoordelijkheden zijn verdeeld.
De werkgever zorgt voor:
Het organiseren van het re-integratieproces.
Het onderzoeken van mogelijkheden voor passend werk.
Het beschikbaar stellen van redelijke werkplekaanpassingen.
Het vastleggen en bewaken van afspraken.
Het inschakelen van deskundige ondersteuning wanneer dat nodig is.
De werknemer zorgt voor:
Actieve medewerking aan de re-integratie.
Het nakomen van redelijke afspraken.
Het meedenken over mogelijkheden voor werkhervatting.
Het verschijnen bij noodzakelijke afspraken met de bedrijfsarts.
Het bespreken van problemen die de uitvoering van het plan belemmeren.
De bedrijfsarts beoordeelt de medische belastbaarheid. Als werkgever bepaalt u niet zelfstandig of een werknemer medisch gezien bepaalde werkzaamheden kan uitvoeren.
Plan van aanpak re-integratie maken in 6 stappen
Stap 1. Gebruik de Probleemanalyse als uitgangspunt
Begin met het advies van de bedrijfsarts.
In de Probleemanalyse staat welke functionele mogelijkheden en beperkingen relevant zijn voor de terugkeer naar werk.
Gebruik deze informatie om te onderzoeken wat de werknemer binnen de organisatie nog kan doen.
Stel bijvoorbeeld vast:
Welke onderdelen van de huidige functie mogelijk zijn.
Of aangepaste werkzaamheden beschikbaar zijn.
Of aanpassing van werktijden zinvol is.
Welke ondersteuning nodig is.
Wanneer een nieuwe beoordeling wenselijk is.
Neem geen medische diagnose, behandelgegevens of andere niet-noodzakelijke gezondheidsinformatie op in het Plan van aanpak.
Stap 2. Formuleer een haalbaar re-integratiedoel
Een doel als “de werknemer gaat zo snel mogelijk weer aan het werk” is te algemeen.
Maak het doel concreet en sluit aan op het advies van de bedrijfsarts.
Een beter geformuleerd doel is bijvoorbeeld:
“Het doel is om de werknemer stapsgewijs te laten terugkeren in passende werkzaamheden binnen de eigen organisatie. De inzet en eventuele urenuitbreiding worden afgestemd op de door de bedrijfsarts vastgestelde belastbaarheid.”
U hoeft niet vooraf te kunnen voorspellen wanneer de werknemer volledig hersteld zal zijn.
Wel moet duidelijk zijn waar werkgever en werknemer samen naartoe werken.
Stap 3. Leg de werkzaamheden en aanpassingen vast
Beschrijf vervolgens welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke aanpassingen daarvoor nodig zijn.
Denk aan:
Tijdelijk andere taken.
Aangepaste werktijden.
Een aangepaste werkplek.
Ondersteuning door een collega.
Een andere verdeling van verantwoordelijkheden.
Scholing of begeleiding.
Onderzoek naar een andere passende functie.
Maak onderscheid tussen wat direct mogelijk is en wat pas na een nieuwe beoordeling kan worden afgesproken.
Stap 4. Maak afspraken over verantwoordelijkheden
Leg vast wie welke actie uitvoert.
Bijvoorbeeld:
| Actie | Verantwoordelijke | Afspraak |
|---|---|---|
| Passende werkzaamheden inventariseren | Werkgever | Binnen twee weken |
| Werkzaamheden bespreken | Werkgever en werknemer | Bij eerstvolgend overleg |
| Aangepaste werkplek organiseren | Werkgever | Voor start werkhervatting |
| Voortgang bespreken | Werkgever en werknemer | Op afgesproken evaluatiedatum |
| Medische belastbaarheid opnieuw beoordelen | Bedrijfsarts | Volgens afgesproken spreekuur |
Een duidelijke taakverdeling voorkomt dat iedereen denkt dat iemand anders verantwoordelijk is.
Stap 5. Leg de visie van beide partijen vast
De mening van zowel werkgever als werknemer over de re-integratie moet expliciet worden vastgelegd.
Beschrijf daarom niet alleen de feitelijke afspraken, maar ook hoe beide partijen daartegen aankijken.
Bijvoorbeeld:
Visie werkgever: “Wij zien mogelijkheden voor een geleidelijke terugkeer in aangepaste administratieve werkzaamheden, binnen de grenzen van het advies van de bedrijfsarts.”
Visie werknemer: “De werknemer staat positief tegenover het voorstel en wil de werkzaamheden opbouwen volgens de gemaakte afspraken.”
Wanneer werkgever en werknemer het niet eens zijn, is het belangrijk ook dat verschil vast te leggen.
Stap 6. Bespreek en actualiseer het plan
Het Plan van aanpak is geen eenmalig document.
Werkgever en werknemer bespreken minimaal eens per zes weken de voortgang van de re-integratie.
Tijdens dat gesprek beoordeelt u:
Welke afspraken zijn uitgevoerd.
Welke werkzaamheden haalbaar blijken.
Of de doelstelling nog realistisch is.
Welke problemen zijn ontstaan.
Welke nieuwe acties nodig zijn.
Wanneer de situatie verandert, past u de afspraken aan.
Gebruik daarvoor de actuele UWV-formulieren en zorg dat belangrijke wijzigingen in het re-integratiedossier worden opgenomen.
Voorbeeld Plan van aanpak re-integratie
Onderstaand fictieve praktijkvoorbeeld laat zien hoe concrete afspraken eruit kunnen zien.
Het voorbeeld is bedoeld als toelichting. Gebruik voor het daadwerkelijke re-integratiedossier het actuele formulier van UWV.
Situatie
Een werknemer heeft een dienstverband van 36 uur per week in een administratieve functie en is langdurig ziek.
De bedrijfsarts heeft beoordeeld dat de werknemer gedeeltelijk belastbaar is en voorlopig aangepaste werkzaamheden kan uitvoeren.
Op basis hiervan bespreken werkgever en werknemer de mogelijkheden voor een stapsgewijze werkhervatting.
Re-integratiedoel
“Het doel is om de werknemer geleidelijk te laten terugkeren in passende administratieve werkzaamheden binnen de eigen organisatie. De werkzaamheden worden aangepast aan de door de bedrijfsarts aangegeven mogelijkheden.”
Afspraken over werkzaamheden
“De werknemer begint met eenvoudige administratieve taken die aansluiten op het advies van de bedrijfsarts. Vooralsnog wordt uitgegaan van twee werkdagen van twee uur per week. De verdere opbouw wordt afhankelijk gemaakt van de voortgang en het actuele advies van de bedrijfsarts.”
Afspraken over begeleiding
“De direct leidinggevende bespreekt op afgesproken momenten hoe de uitvoering van het werk verloopt en of de praktische afspraken moeten worden aangepast. Medische vragen worden voorgelegd aan de bedrijfsarts.”
Verantwoordelijkheden werkgever
“De werkgever zorgt voor passende werkzaamheden, duidelijke instructies, een geschikte werkplek en het plannen van de evaluaties.”
Verantwoordelijkheden werknemer
“De werknemer werkt mee aan de afgesproken passende werkzaamheden, bespreekt knelpunten in de uitvoering en neemt deel aan de noodzakelijke re-integratieafspraken.”
Evaluatie
“Na zes weken bespreken werkgever en werknemer de voortgang en leggen zij vast of de afspraken moeten worden voortgezet of aangepast.”
Dit voorbeeld maakt het plan concreet, zonder medische gegevens te verwerken of alvast te bepalen hoe snel herstel moet plaatsvinden.
Wat als de werknemer niet kan re-integreren?
Niet iedere werknemer kan in week 8 alweer werkzaamheden uitvoeren.
Soms stelt de bedrijfsarts vast dat er op dat moment geen benutbare mogelijkheden zijn.
Dat betekent niet dat u het ziekteverzuim verder zonder aandacht kunt laten verlopen.
Blijf de situatie volgen via de bedrijfsarts en leg vast welke adviezen u ontvangt en welke vervolgstappen daaruit voortkomen.
Wanneer de belastbaarheid verandert, moet opnieuw worden beoordeeld welke re-integratieafspraken mogelijk zijn.
Ook dan is een goed bijgehouden dossier belangrijk.
Wat als werkgever en werknemer het niet eens zijn?
Het kan gebeuren dat een werkgever mogelijkheden voor passend werk ziet, terwijl de werknemer aangeeft dat het aangeboden werk niet haalbaar is.
Probeer eerst te achterhalen waarover het verschil van mening bestaat.
Gaat het om de praktische uitvoering van het werk? Zijn de werkzaamheden niet duidelijk omschreven? Of is er onduidelijkheid over de belastbaarheid?
Bij twijfel over de medische mogelijkheden vraagt u advies aan de bedrijfsarts.
Wanneer een verschil van mening over re-integratie blijft bestaan, kan een deskundigenoordeel van UWV uitkomst bieden.
Een deskundigenoordeel kan bijvoorbeeld gaan over de vraag of aangeboden werk passend is of of werkgever en werknemer voldoende aan re-integratie doen.
Welke fouten moet u vermijden?
Geen concreet doel opnemen
Een algemeen voornemen zonder praktische afspraken maakt het lastig om de voortgang te beoordelen.
Het plan te laat opstellen
Wanneer de Probleemanalyse beschikbaar is, moet u het Plan van aanpak tijdig opstellen. Wacht niet totdat de werknemer weer volledig kan werken.
Geen evaluaties vastleggen
Gesprekken voeren is belangrijk, maar zonder schriftelijke vastlegging is later onvoldoende duidelijk welke stappen zijn gezet.
Zelf de medische belastbaarheid bepalen
De werkgever mag niet zelfstandig medische conclusies trekken. Baseer uw afspraken op het advies van de bedrijfsarts.
Geen aanpassingen doen bij veranderingen
Een plan kan na enkele maanden achterhaald zijn. Actualiseer afspraken zodra dat nodig is.
De visie van de werknemer vergeten
Een compleet Plan van aanpak bevat niet alleen afspraken, maar ook de visie van werkgever en werknemer.
Kan een onvolledig Plan van aanpak leiden tot een loonsanctie?
Ja, tekortkomingen in het Plan van aanpak kunnen bijdragen aan een negatieve beoordeling van de re-integratie-inspanningen.
Wanneer een werknemer na bijna twee jaar ziekte een WIA-uitkering aanvraagt, beoordeelt UWV of werkgever en werknemer voldoende aan re-integratie hebben gedaan.
Het gaat daarbij niet alleen om de aanwezigheid van documenten, maar vooral om de daadwerkelijke inspanningen.
Heeft de werkgever zonder goede reden onvoldoende gedaan, dan kan UWV een loonsanctie opleggen. De werkgever moet het loon dan mogelijk maximaal 52 weken langer doorbetalen.
Een volledig ingevuld formulier biedt dus niet automatisch bescherming tegen een loonsanctie.
De inhoud moet aansluiten op wat daadwerkelijk is gedaan.
Hulp bij het Plan van aanpak en de re-integratie
Voor kleinere werkgevers is langdurig ziekteverzuim vaak ingewikkeld. Zeker wanneer er geen HR-afdeling is die het proces bewaakt.
Gesprek met Personeel ondersteunt MKB-werkgevers onder andere bij:
Het opstellen en controleren van re-integratieafspraken.
Het structureren van verzuimdossiers.
Het bewaken van wettelijke termijnen.
Het coördineren van contact met de arbodienst.
Het voorbereiden van evaluatiegesprekken.
Het begeleiden van langdurige re-integratietrajecten.
Wij helpen niet alleen met documenten, maar ook met het organiseren van een werkbare aanpak.
Wilt u weten of uw Plan van aanpak voldoende concreet is, of loopt uw re-integratietraject vast? Neem vrijblijvend contact op met Gesprek met Personeel. Een eerste telefonisch advies is kosteloos.
Veelgestelde vragen over het Plan van aanpak
Is een Plan van aanpak verplicht?
Bij langdurige ziekte moeten werkgever en werknemer volgens de Wet verbetering poortwachter afspraken over de re-integratie vastleggen. Het Plan van aanpak is daarvoor het gebruikelijke document. In bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer geen re-integratiemogelijkheden bestaan, kan de invulling afwijken.
Wanneer moet het Plan van aanpak klaar zijn?
Doorgaans uiterlijk in de achtste ziekteweek. Het wordt uiterlijk twee weken na de Probleemanalyse opgesteld.
Wie moet het Plan van aanpak invullen?
Werkgever en werknemer stellen het samen op. De Probleemanalyse van de bedrijfsarts vormt de basis.
Hoe vaak moet het Plan van aanpak worden geëvalueerd?
Werkgever en werknemer bespreken minimaal eens per zes weken de voortgang van de re-integratie en passen de afspraken aan wanneer dat nodig is.
Mag ik een eigen Plan van aanpak gebruiken?
Het belangrijkste is dat alle vereiste informatie en afspraken zorgvuldig worden vastgelegd. Het actuele UWV-formulier is hiervoor het veiligste uitgangspunt, omdat het is ingericht op de gegevens die UWV bij de beoordeling nodig heeft.
Wat gebeurt er na het Plan van aanpak?
Werkgever en werknemer blijven aan re-integratie werken, bespreken de voortgang en maken rond het einde van het eerste ziektejaar de Eerstejaarsevaluatie. Wanneer structurele terugkeer binnen de organisatie niet haalbaar blijkt, kan ook re-integratie bij een andere werkgever noodzakelijk worden.
Waar vind ik het officiële UWV-formulier?
Op de website van UWV over het Plan van aanpak vindt u de officiële informatie en de actuele formulieren.