Heeft u personeel in dienst, maar geen eigen HR-afdeling? Dan herkent u waarschijnlijk dat personeelszaken steeds meer tijd vragen. Arbeidsovereenkomsten moeten worden gecontroleerd, medewerkers hebben vragen en bij ziekteverzuim moet u precies weten welke stappen u moet zetten.
Een HR-abonnement kan uitkomst bieden. Met deze vorm van ondersteuning schakelt u op vaste basis een externe HR-professional in, zonder daarvoor zelf iemand in dienst te hoeven nemen.
Maar wat kost een HR-abonnement voor het mkb? Welke werkzaamheden vallen eronder en wanneer is een abonnement verstandiger dan losse HR-ondersteuning?
In dit artikel leggen we uit hoe een HR-abonnement werkt, waar u op moet letten en hoe u bepaalt welke ondersteuning bij uw bedrijf past.
Wat is een HR-abonnement?
Een HR-abonnement is een samenwerking waarbij een bedrijf voor een vast bedrag per maand ondersteuning krijgt bij personeelszaken.
De precieze inhoud verschilt per aanbieder en overeenkomst. Sommige abonnementen bieden vooral telefonisch advies. Andere bestaan uit een afgesproken aantal adviesuren, periodieke controles en praktische ondersteuning bij personeelsvraagstukken.
Denk bijvoorbeeld aan vragen over arbeidsovereenkomsten, ondersteuning bij personeelsgesprekken en hulp bij het organiseren van HR-processen.
Het belangrijkste verschil met een losse adviesopdracht is dat u niet voor iedere nieuwe vraag opnieuw een adviseur hoeft te zoeken.
U spreekt vooraf af welke werkzaamheden onder de samenwerking vallen, hoe de bereikbaarheid is geregeld en welke kosten daarbij horen.
Voor mkb-ondernemers kan dit een praktische manier zijn om personeelszaken structureel te organiseren.
Voor welke bedrijven is een HR-abonnement interessant?
Een HR-abonnement kan interessant zijn voor ondernemers die regelmatig met personeelsvragen te maken krijgen, maar onvoldoende werk hebben om een eigen HR-medewerker aan te nemen.
Vooral bij groeiende bedrijven verandert de behoefte aan HR-ondersteuning.
Met twee medewerkers zijn de personeelszaken vaak nog overzichtelijk. Zodra het team groeit, neemt ook de hoeveelheid administratie en begeleiding toe.
U krijgt bijvoorbeeld te maken met contractverlengingen, functioneringsgesprekken, verlofaanvragen en de begeleiding van zieke medewerkers.
Een externe HR-adviseur kan helpen om hierin structuur aan te brengen.
Kleine bedrijven zonder HR-afdeling
Heeft u een klein team en regelt u alle personeelszaken zelf?
Dan kan een abonnement handig zijn wanneer u regelmatig vragen heeft over arbeidsvoorwaarden, verzuim of de omgang met medewerkers.
U blijft zelf verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, maar heeft een aanspreekpunt voor onderwerpen waarbij extra kennis nodig is.
Groeiende bedrijven
Wanneer uw bedrijf groeit, ontstaan er vaak nieuwe HR-vraagstukken.
Misschien heeft u nog geen duidelijke procedure voor het aannemen van personeel. Of u merkt dat medewerkers verschillende afspraken hebben over verlof, thuiswerken en functioneren.
Met structurele ondersteuning kunt u deze onderwerpen georganiseerd aanpakken.
Bedrijven met een interne HR-medewerker
Ook bedrijven die al een HR-medewerker hebben, kunnen gebruikmaken van externe ondersteuning.
De interne medewerker verzorgt bijvoorbeeld de dagelijkse administratie, terwijl een externe adviseur helpt bij ingewikkelde dossiers, beleidsvraagstukken of specifieke personeelskwesties.
Zo hoeft u niet alle specialistische kennis binnen uw eigen organisatie beschikbaar te hebben.
Wat kost een HR-abonnement voor het mkb?
De kosten van een HR-abonnement hangen af van de werkzaamheden, het aantal medewerkers en de gewenste intensiteit van de ondersteuning.
Er bestaat geen algemeen vastgesteld maandtarief voor HR-abonnementen.
Het ene bedrijf heeft genoeg aan incidenteel advies en een vast aanspreekpunt. Een ander bedrijf wil dat een HR-professional iedere maand meerdere uren actief meewerkt.
Bij het vergelijken van offertes is het daarom belangrijk om niet alleen naar de maandprijs te kijken.
Controleer vooral welke werkzaamheden u voor dat bedrag krijgt.
Welke factoren bepalen de prijs?
Het aantal medewerkers kan invloed hebben op de kosten. Een organisatie met dertig werknemers heeft doorgaans meer personeelsadministratie en potentiële HR-vraagstukken dan een organisatie met drie werknemers.
Ook de inhoud van de ondersteuning speelt een rol.
Een abonnement met uitsluitend telefonisch advies is iets anders dan een samenwerking waarbij een HR-professional arbeidsovereenkomsten opstelt, gesprekken begeleidt en personeelsdossiers beheert.
Daarnaast kunnen de volgende onderdelen invloed hebben op de prijs:
Het aantal inbegrepen adviesuren.
De bereikbaarheid van de HR-adviseur.
De mogelijkheid om op locatie ondersteuning te ontvangen.
De complexiteit van bestaande personeelsdossiers.
De looptijd van de overeenkomst.
Eventuele aanvullende kosten voor specialistische werkzaamheden.
Vraag daarom altijd om een duidelijke omschrijving van de dienstverlening.
Zijn alle werkzaamheden inbegrepen?
Niet noodzakelijk.
Bij sommige abonnementen betaalt u een vast bedrag voor een beperkt aantal uren. Andere aanbieders werken met een basisbedrag en rekenen aanvullende werkzaamheden afzonderlijk af.
Het kan bijvoorbeeld zijn dat de reguliere advisering onder het abonnement valt, terwijl uitgebreide ontslagbegeleiding of een reorganisatietraject apart wordt gefactureerd.
Controleer vooraf wat er gebeurt wanneer u meer uren nodig heeft dan afgesproken.
Vraag ook of ongebruikte uren kunnen worden meegenomen naar een volgende maand.
Zo voorkomt u dat u een abonnement afsluit waarvan de kosten uiteindelijk anders uitvallen dan verwacht.
Welke HR-werkzaamheden kunt u uitbesteden?
Een HR-abonnement kan verschillende werkzaamheden omvatten. Welke ondersteuning voor uw bedrijf nodig is, hangt af van uw personeelsbestand en de vraagstukken waarmee u te maken heeft.
Arbeidsovereenkomsten en contractbeheer
Arbeidsovereenkomsten vormen de basis van een goede samenwerking tussen werkgever en werknemer.
Toch ontstaan er regelmatig onduidelijkheden over arbeidsvoorwaarden, contractverlengingen en aanvullende afspraken.
Een externe HR-adviseur kan helpen bij het opstellen en controleren van overeenkomsten.
Ook kan de adviseur signaleren wanneer belangrijke contractdata naderen en welke afspraken opnieuw moeten worden bekeken.
Hierdoor houdt u meer overzicht over uw personeelsbestand.
Functioneringsgesprekken en personeelsbegeleiding
Een goed personeelsgesprek vraagt om voorbereiding.
Wat doet u wanneer een medewerker niet naar verwachting functioneert? Hoe bespreekt u verbeterpunten op een constructieve manier? En hoe legt u gemaakte afspraken zorgvuldig vast?
HR-ondersteuning kan helpen bij de voorbereiding, uitvoering en verslaglegging van deze gesprekken.
Wilt u hier zelf mee aan de slag? Lees dan ons artikel over een coachingsgesprek voeren met medewerkers .
Ziekteverzuim en re-integratie
Ziekteverzuim is een van de personeelsvraagstukken waarbij werkgevers behoefte kunnen hebben aan externe begeleiding.
Bij langdurige ziekte krijgt u te maken met wettelijke verplichtingen, termijnen en contacten met de bedrijfsarts of arbodienst.
Een HR-adviseur kan helpen bij het organiseren van het verzuimproces, het bewaken van termijnen en het bijhouden van het re-integratiedossier.
De medische beoordeling blijft de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts.
Wilt u ondersteuning bij een lopend verzuimtraject? Bekijk onze dienstverlening voor ziekteverzuim en re-integratie .
Personeelsbeleid en interne afspraken
Bij groeiende bedrijven ontstaan regelmatig verschillen tussen de afspraken die met individuele medewerkers zijn gemaakt.
Misschien gelden er verschillende regels voor thuiswerken, verlof of werktijden. Of er ontbreekt een vaste procedure voor personeelsgesprekken.
Een HR-adviseur kan helpen om deze afspraken te structureren.
Een duidelijk personeelsbeleid maakt het voor leidinggevenden eenvoudiger om consequent te handelen.
Heeft u nog geen duidelijk overzicht van uw personeelsafspraken? Bekijk dan ons voorbeeld van een personeelsreglement .
HR-abonnement of losse HR-ondersteuning: wat is het verschil?
Niet ieder bedrijf heeft behoefte aan doorlopende ondersteuning.
Soms heeft u slechts één specifieke vraag, bijvoorbeeld over een arbeidsovereenkomst of een lastig gesprek met een medewerker.
In dat geval kan een eenmalige adviesopdracht voldoende zijn.
Een abonnement kan juist interessant zijn wanneer personeelsvragen regelmatig terugkomen.
HR-abonnement | Losse HR-ondersteuning |
|---|---|
Structurele samenwerking | Ondersteuning per opdracht |
Vooraf afgesproken maandelijkse kosten | Kosten per vraag of project |
Regelmatig contact met een adviseur | Contact wanneer er een vraag ontstaat |
Geschikt voor terugkerende personeelszaken | Geschikt voor een afgebakend vraagstuk |
Mogelijkheid om periodiek te evalueren | Gericht op het afronden van de opdracht |
De juiste keuze hangt vooral af van de frequentie en complexiteit van uw personeelsvragen.
Heeft u slechts enkele keren per jaar advies nodig? Dan kan losse ondersteuning voldoende zijn.
Heeft u iedere maand vragen, contractwijzigingen of lopende personeelsdossiers? Dan kan een structurele samenwerking beter aansluiten.
Wanneer is een HR-abonnement goedkoper dan een eigen HR-medewerker?
Een interne HR-medewerker brengt meer kosten met zich mee dan alleen het brutoloon.
U krijgt onder andere te maken met werkgeverslasten, vakantiegeld, eventuele pensioenpremies en kosten voor werkplek en apparatuur.
Daar staat tegenover dat een eigen medewerker dagelijks beschikbaar is en de organisatie van binnenuit leert kennen.
Bij beperkte HR-werkzaamheden kan externe ondersteuning financieel aantrekkelijk zijn, omdat u alleen de afgesproken dienstverlening afneemt.
Wanneer uw organisatie groeit en er dagelijks veel HR-werk nodig is, kan een interne medewerker juist logischer worden.
Om dit goed te beoordelen, is het verstandig om eerst te bepalen hoeveel tijd uw bedrijf daadwerkelijk aan personeelszaken besteedt.
Houd bijvoorbeeld gedurende een maand bij hoeveel uren u kwijt bent aan contractbeheer, personeelsvragen, verzuim en gesprekken.
Maak vervolgens een vergelijking tussen de kosten van externe ondersteuning en de totale kosten van een eigen HR-medewerker.
Vergeet daarbij niet dat ook externe adviseurs verschillende specialisaties hebben. Niet iedere HR-professional voert automatisch alle werkzaamheden uit.
Waar moet u op letten voordat u een HR-abonnement afsluit?
Een abonnement moet passen bij de manier waarop uw bedrijf werkt.
Stel daarom vooraf een aantal concrete vragen aan de aanbieder.
1. Wie wordt mijn vaste aanspreekpunt?
Het is prettig wanneer een adviseur uw bedrijf, medewerkers en eerdere personeelskwesties kent.
Vraag daarom of u met een vast contactpersoon werkt en hoe vervanging bij afwezigheid is geregeld.
2. Welke werkzaamheden vallen binnen het abonnement?
Laat duidelijk omschrijven welke taken inbegrepen zijn.
Denk aan contractcontrole, adviesgesprekken, ondersteuning bij verzuim en het opstellen van personeelsbeleid.
Vraag ook welke werkzaamheden niet zijn inbegrepen.
3. Hoe snel krijg ik antwoord?
Sommige HR-vragen kunnen enkele dagen wachten. Andere situaties vragen om snellere actie.
Bespreek daarom vooraf hoe bereikbaar de adviseur is en welke reactietermijnen worden afgesproken.
4. Wat gebeurt er als ik meer ondersteuning nodig heb?
Een ingewikkeld personeelsdossier kan meer tijd vragen dan verwacht.
Vraag hoe de aanbieder omgaat met extra uren en welke tarieven daarvoor gelden.
5. Hoe lang zit ik aan de overeenkomst vast?
Controleer de looptijd, opzegtermijn en mogelijkheden om de samenwerking aan te passen.
Dat is vooral belangrijk wanneer u verwacht dat uw bedrijf de komende periode gaat groeien of juist krimpen.
Voorbeeld: een groeiend mkb-bedrijf met twaalf medewerkers
Stel dat u een bedrijf heeft met twaalf medewerkers.
U verzorgt de dagelijkse aansturing zelf en laat de salarisadministratie uitvoeren door een externe partij.
Toch bent u iedere maand enkele uren kwijt aan personeelszaken.
Een medewerker heeft vragen over zijn arbeidsovereenkomst. Twee contracten moeten worden verlengd en een andere medewerker is langdurig ziek.
Daarnaast wilt u structureel functioneringsgesprekken invoeren.
U kunt voor ieder onderwerp afzonderlijk een HR-adviseur benaderen.
Maar u kunt ook kiezen voor een vaste samenwerking waarbij één adviseur helpt om overzicht aan te brengen.
In dat geval is het verstandig om eerst de werkzaamheden te verdelen.
De dagelijkse gesprekken en aansturing blijven bijvoorbeeld bij u. De adviseur ondersteunt bij contractcontrole, beleidsvorming en het organiseren van het verzuimproces.
Zo besteedt u niet automatisch alle HR-werkzaamheden uit, maar krijgt u hulp bij de onderdelen waar u die daadwerkelijk nodig heeft.
Dit is een fictief voorbeeld. De geschikte inrichting en kosten verschillen per organisatie.
Hoe kan Gesprek met Personeel u helpen?
Bij Gesprek met Personeel ondersteunen we mkb-ondernemers die hun personeelszaken goed willen regelen zonder daarvoor een volledige HR-afdeling op te bouwen.
We helpen onder andere bij arbeidsovereenkomsten, personeelsbeleid, functioneringsgesprekken en complexe personeelsvraagstukken.
Ook kunnen we ondersteunen bij ziekteverzuim, het organiseren van re-integratie en het aanbrengen van structuur in personeelsdossiers.
We beginnen met het bespreken van uw huidige situatie.
Welke werkzaamheden voert u zelf uit? Waar loopt u tegenaan? En bij welke onderdelen heeft u structureel ondersteuning nodig?
Op basis daarvan kunnen we bekijken welke vorm van samenwerking bij uw bedrijf past.
Dat kan een afgebakende adviesopdracht zijn of een structurele samenwerking met vooraf afgesproken werkzaamheden.
Meer informatie over onze aanpak vindt u op de pagina HR-advies en ondersteuning voor mkb-ondernemers .
Veelgestelde vragen over HR-abonnementen
Wat is een HR-abonnement voor het mkb?
Een HR-abonnement is een vorm van externe HR-ondersteuning waarbij een bedrijf tegen een afgesproken maandbedrag gebruikmaakt van personeelsadvies of andere HR-diensten. De precieze werkzaamheden en voorwaarden verschillen per aanbieder.
Wat kost een HR-abonnement per maand?
Dat hangt af van het aantal medewerkers, de benodigde ondersteuning, het aantal adviesuren en de inhoud van de overeenkomst. Vraag een voorstel aan waarin duidelijk staat welke werkzaamheden en eventuele aanvullende kosten zijn inbegrepen.
Kan ik HR uitbesteden zonder een abonnement?
Ja. U kunt ook losse ondersteuning inschakelen voor een specifieke opdracht, zoals het controleren van een arbeidsovereenkomst of het begeleiden van een personeelsgesprek.
Is een HR-abonnement geschikt voor een bedrijf met vijf medewerkers?
Dat kan. Vooral wanneer u regelmatig personeelsvragen heeft en geen eigen HR-medewerker in dienst wilt nemen. Als u slechts incidenteel advies nodig heeft, kan ondersteuning per opdracht voldoende zijn.
Is een HR-abonnement hetzelfde als HR-software?
Nee. HR-software helpt onder andere bij het registreren van personeelsgegevens, verlof en contracten. Een HR-abonnement voor advies draait om ondersteuning door een HR-professional. Sommige aanbieders combineren beide vormen van dienstverlening.
Kan ik ook alleen ondersteuning bij ziekteverzuim krijgen?
Ja. U kunt gerichte ondersteuning zoeken voor ziekteverzuim en re-integratie zonder alle personeelszaken uit te besteden. Welke werkzaamheden worden overgenomen, legt u vast in de overeenkomst.
Ontdek welke HR-ondersteuning bij uw bedrijf past
Wilt u uw personeelszaken beter organiseren, maar weet u niet of een HR-abonnement de juiste oplossing is?
Gesprek met Personeel helpt u graag bij het bepalen welke ondersteuning uw organisatie nodig heeft.
Tijdens een eerste gesprek bespreken we waar u tegenaan loopt en welke werkzaamheden u zelf wilt blijven uitvoeren.
Een telefonische kennismaking van 10 minuten is kosteloos en vrijblijvend.
Plan een kennismaking met Gesprek met Personeel
U kunt ons ook bellen via 020 714 7109.