Hoeveel medewerkers heeft uw bedrijf volgend jaar nodig? Welke kennis dreigt te verdwijnen? Voor welke functies bent u te afhankelijk van één persoon? En moet u nieuwe mensen aannemen, medewerkers ontwikkelen of werkzaamheden anders organiseren?
Dat zijn vragen die u beantwoordt in een personeelsplan.
Voor veel mkb-bedrijven ontstaat personeelsplanning pas wanneer er een probleem is. Iemand vertrekt onverwacht, de werkdruk loopt op of een nieuwe medewerker blijkt maanden eerder nodig dan gedacht. Met een goed personeelsplan kijkt u vooruit en voorkomt u dat iedere personeelsbeslissing onder tijdsdruk wordt genomen.
In deze gids leggen we uit wat een personeelsplan is, wat erin moet staan en hoe u zelf stap voor stap een praktisch personeelsplan voor uw organisatie maakt.
Wat is een personeelsplan?
Een personeelsplan beschrijft welke medewerkers, functies, capaciteit en vaardigheden uw organisatie nu en in de toekomst nodig heeft.
U vergelijkt daarin de huidige personeelsbezetting met de verwachte toekomstige behoefte.
Daaruit kunnen bijvoorbeeld acties volgen zoals:
nieuwe medewerkers aannemen;
medewerkers opleiden;
uren uitbreiden of verminderen;
werkzaamheden anders verdelen;
kritieke kennis overdragen;
een opvolger voorbereiden;
bepaalde werkzaamheden uitbesteden.
Een personeelsplan gaat dus niet alleen over hoeveel mensen u nodig heeft. Het gaat ook over welke kennis en competenties binnen uw organisatie aanwezig moeten zijn.
Wat is het verschil tussen een personeelsplan en personeelsbeleid?
Personeelsplan en personeelsbeleid worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar ze hebben een andere functie.
Personeelsbeleid beschrijft hoe u als werkgever met personeel omgaat. Denk aan werving, ontwikkeling, functioneren, beloning, verzuim en arbeidsvoorwaarden.
Een personeelsplan kijkt vooral naar uw toekomstige personeelsbehoefte. Welke capaciteit en kennis heeft u nodig om de bedrijfsdoelstellingen te behalen?
Een personeelsreglement is weer iets anders. Daarin staan concrete regels en afspraken voor medewerkers, bijvoorbeeld over ziekmelden, werktijden, verlof en bedrijfsmiddelen.
Wilt u eerst uw algemene beleid structureren? Bekijk dan onze pagina HR beleid opstellen voor het MKB.
Voor praktische regels kunt u gebruikmaken van ons personeelsreglement voorbeeld.
Waarom een personeelsplan maken?
Een personeelsplan helpt u om personeelsbeslissingen te koppelen aan de ontwikkeling van uw bedrijf.
Stel dat u verwacht dat de omzet volgend jaar met 25% groeit. Dat klinkt positief, maar roept direct personeelsvragen op.
Kan het huidige team die groei aan?
Heeft u extra capaciteit nodig?
Zijn de benodigde vaardigheden al aanwezig?
Wanneer moet de werving beginnen?
Welke functies vormen momenteel een knelpunt?
Zonder personeelsplanning komt u daar vaak pas achter wanneer de werkdruk al te hoog is.
Een goed personeelsplan zorgt daarom voor:
meer grip op toekomstige personeelskosten;
tijdige werving;
minder afhankelijkheid van individuele medewerkers;
gerichtere opleiding en ontwikkeling;
betere vervangbaarheid;
minder ad-hocbeslissingen;
een betere aansluiting tussen bedrijfsstrategie en HR.
Wat staat er in een personeelsplan?
Een praktisch personeelsplan hoeft geen document van vijftig pagina’s te zijn.
Voor een mkb-organisatie zijn zeven onderdelen vaak voldoende.
1. De huidige personeelsbezetting
Begin met de situatie van vandaag.
Leg per functie of team vast:
aantal medewerkers;
aantal fte;
contracturen;
vast of tijdelijk contract;
belangrijkste werkzaamheden;
cruciale kennis en vaardigheden.
Het doel is niet om een uitgebreide database te bouwen. U wilt vooral kunnen zien waar uw organisatie sterk of kwetsbaar is.
2. De verwachte ontwikkeling van het bedrijf
Beschrijf vervolgens wat u de komende één tot drie jaar verwacht.
Denk aan:
omzetgroei;
nieuwe klanten;
nieuwe vestigingen;
automatisering;
nieuwe producten of diensten;
veranderende werkwijzen;
pensionering;
geplande reorganisatie.
Vertaal bedrijfsdoelstellingen vervolgens naar personeel.
Een nieuwe dienst kan bijvoorbeeld betekenen dat u andere expertise nodig heeft. Automatisering kan juist betekenen dat bepaalde werkzaamheden afnemen terwijl andere vaardigheden belangrijker worden.
3. Toekomstige personeelsbehoefte
Bepaal daarna hoeveel capaciteit u verwacht nodig te hebben.
Maak daarbij onderscheid tussen aantallen en vaardigheden.
U kunt voldoende medewerkers hebben, maar alsnog een personeelstekort ervaren omdat bepaalde kennis ontbreekt.
Vraag daarom per belangrijk proces:
Welke werkzaamheden moeten over één of twee jaar worden uitgevoerd en wie kan dat dan doen?
4. Verwachte personeelsveranderingen
Kijk niet alleen naar groei.
Houd ook rekening met mogelijke uitstroom.
Bijvoorbeeld:
aflopende tijdelijke contracten;
pensionering;
bekende ontwikkelwensen;
langdurige uitval;
functies met hoog verloop;
medewerkers die moeilijk vervangbare kennis bezitten.
U hoeft vertrek uiteraard niet te voorspellen op individueel niveau. Het gaat om het herkennen van organisatorische risico’s.
5. Het verschil tussen huidige en gewenste situatie
Nu ontstaat de zogenaamde personeelsgap.
Voorbeeld:
Uw bedrijf heeft momenteel drie projectleiders. Op basis van de verwachte groei heeft u over achttien maanden vijf projectleiders nodig.
De gap is twee.
Maar misschien is aannemen niet de enige oplossing.
U kunt bijvoorbeeld:
een huidige medewerker laten doorgroeien;
werkzaamheden automatiseren;
processen efficiënter maken;
een externe specialist inzetten;
twee nieuwe medewerkers werven.
Juist deze afweging maakt personeelsplanning strategisch.
Personeelsplan voorbeeld voor een mkb-bedrijf
Stel dat een technisch dienstverlenend bedrijf twintig medewerkers heeft.
De omzet groeit en het bedrijf verwacht binnen twee jaar ongeveer 30% meer opdrachten.
De huidige situatie:
12 uitvoerende medewerkers;
3 projectleiders;
2 administratieve medewerkers;
2 commerciële medewerkers;
1 eigenaar/directeur.
Uit de personeelsanalyse blijkt:
de drie projectleiders zitten vrijwel volledig vol;
één ervaren uitvoerder nadert zijn pensioen;
veel specialistische kennis zit bij twee medewerkers;
administratie besteedt veel tijd aan handmatige invoer;
sales verwacht meer aanvragen te kunnen genereren.
Het personeelsplan kan vervolgens bijvoorbeeld bevatten:
Komende 6 maanden
Automatiseren van administratieve werkzaamheden en vastleggen van kritieke technische kennis.
Binnen 12 maanden
Een uitvoerend medewerker opleiden richting projectleiding.
Binnen 18 maanden
Een extra projectleider werven als de voorspelde omzetgroei doorzet.
Binnen 24 maanden
Een vervangingsplan hebben voor de medewerker die richting pensioen gaat.
Zo wordt personeelsplanning concreet. Het is geen theoretisch HR-document, maar een reeks bedrijfsbeslissingen met een duidelijke timing.
Stap 1: bepaal waar uw bedrijf naartoe gaat
Begin niet bij HR. Begin bij de onderneming.
Welke omzet, klanten, diensten of veranderingen verwacht u?
Maak een korte prognose voor één tot drie jaar.
Gebruik daarbij drie scenario’s:
beperkte groei;
verwachte groei;
sterke groei.
Hiermee voorkomt u dat uw personeelsplan afhankelijk wordt van één voorspelling.
Stap 2: maak uw huidige personeelsbestand inzichtelijk
Maak vervolgens een eenvoudig overzicht met per functie:
aantal medewerkers;
fte;
ervaring;
belangrijke competenties;
vervangbaarheid;
verwachte ontwikkeling.
U ziet dan vaak snel waar risico’s zitten.
Een functie met vier redelijk uitwisselbare medewerkers is bijvoorbeeld minder kwetsbaar dan een functie waarbij één werknemer alle belangrijke kennis bezit.
Stap 3: bepaal welke kennis u straks nodig heeft
Strategische personeelsplanning draait steeds minder alleen om functietitels.
Werk verandert.
Automatisering en nieuwe technologie kunnen bepaalde taken verminderen terwijl andere vaardigheden belangrijker worden.
Vraag daarom niet alleen:
“Welke functies hebben we nodig?”
Vraag ook:
“Welke kennis en vaardigheden hebben we nodig?”
Zo kunt u soms een toekomstig tekort oplossen door huidige medewerkers te ontwikkelen in plaats van direct extern te werven.
Stap 4: maak de personeelsgap zichtbaar
Vergelijk de toekomstige behoefte met de huidige situatie.
Maak per belangrijke functie of competentie duidelijk of u:
voldoende capaciteit heeft;
capaciteit tekortkomt;
capaciteit overhoudt;
kennis moet ontwikkelen;
kwetsbaar bent door afhankelijkheid van één persoon.
Dit vormt de kern van uw personeelsplan.
Stap 5: kies maatregelen
Voor iedere gap bepaalt u een maatregel.
Denk aan:
werven;
opleiden;
intern doorgroeien;
werkzaamheden herverdelen;
automatiseren;
uitbesteden;
uren uitbreiden;
opvolging organiseren.
Zet achter iedere maatregel een eigenaar en gewenste datum.
Dan verandert het personeelsplan van analyse naar actie.
Stap 6: bereken de financiële gevolgen
Nieuwe medewerkers aannemen heeft financiële gevolgen.
Maar niets doen eveneens.
Bereken daarom per maatregel:
salariskosten;
werkgeverslasten;
wervingskosten;
opleidingskosten;
eventuele externe ondersteuning;
kosten van tijdelijke vervanging.
Zet daar ook het risico van niets doen tegenover.
Wanneer één specialist bijvoorbeeld cruciaal is voor een groot deel van de omzet, kan kennisoverdracht belangrijker zijn dan het besparen van een opleidingsbudget.
Stap 7: actualiseer het personeelsplan regelmatig
Een personeelsplan is geen document dat drie jaar in een map moet blijven liggen.
Controleer minimaal enkele keren per jaar of belangrijke aannames nog kloppen.
Is de omzetontwikkeling veranderd?
Is er onverwacht personeel vertrokken?
Heeft automatisering meer effect dan verwacht?
Zijn vacatures moeilijker te vullen?
Pas het plan vervolgens aan.
Eenvoudig personeelsplan voorbeeld
U kunt voor iedere belangrijke personeelsvraag deze structuur gebruiken:
Doelstelling bedrijf:
Wat willen we de komende 12 tot 36 maanden bereiken?
Huidige situatie:
Welke capaciteit en vaardigheden hebben we nu?
Toekomstige behoefte:
Wat hebben we straks nodig?
Verschil:
Waar ontstaat een tekort of risico?
Maatregel:
Werven, ontwikkelen, automatiseren, uitbesteden of herverdelen?
Verantwoordelijke:
Wie bewaakt deze actie?
Deadline:
Wanneer moet dit geregeld zijn?
Budget:
Wat kost de maatregel?
Evaluatiemoment:
Wanneer beoordelen we opnieuw of de inschatting klopt?
Voor veel mkb-bedrijven is dit al voldoende om aanzienlijk professioneler vooruit te kijken.
Veelgemaakte fouten bij personeelsplanning
Alleen kijken naar aantallen medewerkers
Tien medewerkers vandaag betekent niet automatisch dat u volgend jaar elf medewerkers nodig heeft.
Kijk naar werkzaamheden, productiviteit en vaardigheden.
Pas gaan werven wanneer iemand nodig is
Voor sommige functies duurt goede werving maanden.
Begin daarom vanuit het moment waarop iemand volledig inzetbaar moet zijn en reken terug.
Kritieke kennis niet vastleggen
Wanneer slechts één medewerker weet hoe een belangrijk proces werkt, heeft u een bedrijfsrisico.
Kennisoverdracht hoort daarom onderdeel te zijn van personeelsplanning.
Het personeelsplan los zien van financiën
Personeelskosten vormen voor veel bedrijven een grote kostenpost.
Werk daarom altijd samen met de begroting en omzetverwachting.
Geen rekening houden met ontwikkeling van medewerkers
Niet ieder toekomstig tekort hoeft met externe werving te worden opgelost.
Interne ontwikkeling kan sneller, goedkoper en beter zijn voor medewerkersbehoud.
Personeelsplan en HR-beleid combineren
Een personeelsplan bepaalt vooral wat u de komende jaren nodig heeft.
Uw HR-beleid bepaalt hoe u dat personeel vervolgens aantrekt, begeleidt, ontwikkelt en behoudt.
De twee horen daarom bij elkaar.
Heeft u nog weinig HR-structuur binnen uw organisatie? Lees dan ook HR ondersteuning voor het MKB.
Wilt u direct uw complete personeelsbeleid structureren? Gebruik dan ons personeelsbeleid voorbeeld voor het MKB.
Veelgestelde vragen over een personeelsplan
Wat is een personeelsplan?
Een personeelsplan beschrijft hoeveel medewerkers en welke kennis, functies en vaardigheden een organisatie in de toekomst nodig heeft. De huidige situatie wordt vergeleken met de toekomstige personeelsbehoefte.
Wat staat er in een personeelsplan?
Een personeelsplan bevat meestal de huidige bezetting, toekomstige personeelsbehoefte, verwachte uitstroom, benodigde competenties, knelpunten, maatregelen, planning en financiële gevolgen.
Wat is strategische personeelsplanning?
Strategische personeelsplanning betekent dat u toekomstige personeelsbehoeften koppelt aan de strategie van uw organisatie. U kijkt dus vooruit in plaats van alleen vacatures te vullen wanneer deze ontstaan.
Wat is het verschil tussen een personeelsplan en personeelsbeleid?
Een personeelsplan gaat vooral over toekomstige capaciteit en vaardigheden. Personeelsbeleid beschrijft hoe de organisatie omgaat met onderwerpen zoals werving, ontwikkeling, functioneren, verzuim en arbeidsvoorwaarden.
Hoe vaak moet een personeelsplan worden aangepast?
Controleer het plan minimaal een paar keer per jaar en altijd wanneer er grote veranderingen plaatsvinden in omzet, personeel, organisatie of strategie.
Hulp bij uw personeelsplanning
Een goed personeelsplan maakt duidelijk waar uw organisatie kwetsbaar is voordat die kwetsbaarheid een probleem wordt.
Bij Gesprek met Personeel helpen wij mkb-ondernemers om personeelszaken praktisch te structureren. We kijken naar uw huidige bezetting, processen, risico’s en toekomstige personeelsbehoefte en vertalen dit naar concrete acties.
Wilt u weten waar binnen uw organisatie de belangrijkste personeelsrisico’s zitten? Neem contact met ons op voor een praktische eerste bespreking.