Hoe moet een werknemer zich ziekmelden? Wie neemt de ziekmelding aan? Wanneer wordt de arbodienst geïnformeerd? Hoe vaak houdt u contact en wat mag u eigenlijk vragen?
Zonder duidelijke afspraken ontstaat rondom ziekteverzuim snel onduidelijkheid.
Een verzuimprotocol legt daarom vast hoe werkgever en werknemer handelen wanneer iemand door ziekte niet kan werken.
Een goed protocol voorkomt discussie, zorgt voor een consequente werkwijze en helpt leidinggevenden voorkomen dat zij bij een ziekmelding vragen stellen die zij niet mogen stellen.
In deze gids leest u wat in een verzuimprotocol hoort te staan en vindt u een praktisch model dat u als basis voor uw eigen organisatie kunt gebruiken.
Wilt u liever dat uw verzuimprotocol direct aansluit op uw organisatie en bestaande HR-documenten? Bekijk onze dienstverlening voor Ziekteverzuim & Re-integratie.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een document waarin u de praktische procedure rond ziekteverzuim vastlegt.
Werknemers weten hierdoor:
- hoe zij zich ziek moeten melden;
- bij wie zij zich ziekmelden;
- op welk moment zij dit moeten doen;
- hoe contact tijdens de ziekte verloopt;
- wat van hen wordt verwacht tijdens re-integratie;
- hoe een herstelmelding plaatsvindt.
Leidinggevenden weten tegelijkertijd welke stappen zij moeten zetten.
Het protocol is daarmee een praktisch onderdeel van het bredere ziekteverzuimbeleid.
Arboportaal noemt het ziekteverzuimprotocol expliciet als onderdeel van een effectief ziekteverzuimbeleid. Het protocol kan procedures bevatten rondom ziekmelden, verzuimbegeleiding, langdurig verzuim en re-integratie. Arboportaal
Is een verzuimprotocol verplicht?
Een werkgever moet een adequaat ziekteverzuimbeleid voeren en werknemers moeten weten welke regels rond ziekmelden gelden. Het schriftelijk vastleggen daarvan in een duidelijk verzuimprotocol is daarom een logische en praktische manier om hier invulling aan te geven. Arboportaal geeft bovendien aan dat werkgevers de regels voor ziekmelding bekend moeten maken bij medewerkers. Arboportaal
Heeft uw organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, controleer dan bovendien het instemmingsrecht.
Regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie kunnen onder het instemmingsrecht vallen. SER
Waarom een verzuimprotocol belangrijk is
Zonder protocol ontstaat al snel een verschillende behandeling per werknemer of leidinggevende.
De ene medewerker stuurt een WhatsApp naar een collega.
De andere belt de directeur.
Een derde meldt zich per e-mail ziek.
Vervolgens vraagt de ene manager uitgebreid wat iemand mankeert, terwijl een andere helemaal geen vragen stelt.
Dat is niet wenselijk.
Een protocol zorgt voor één duidelijke werkwijze.
Daarnaast heeft een protocol vier praktische voordelen:
- werknemers weten wat van hen wordt verwacht;
- leidinggevenden weten wat zij moeten doen;
- belangrijke acties worden minder snel vergeten;
- privacyregels kunnen vooraf correct worden verwerkt.
Wat moet in een verzuimprotocol staan?
Er bestaat geen standaardprotocol dat voor iedere organisatie precies hetzelfde moet zijn.
Een goed verzuimprotocol past bij de omvang, cultuur en werkwijze van het bedrijf.
De volgende onderdelen horen er in de praktijk meestal wel in thuis.
1. Hoe een werknemer zich ziekmeldt
Beschrijf heel concreet hoe iemand zich ziek moet melden.
Bijvoorbeeld:
“De werknemer meldt zich op de eerste ziektedag vóór 09.00 uur telefonisch ziek bij de direct leidinggevende.”
Dat is duidelijker dan:
“De werknemer moet zich zo snel mogelijk ziekmelden.”
Leg vast:
- bij wie de ziekmelding wordt gedaan;
- op welke manier;
- voor welk tijdstip;
- wat iemand doet wanneer de leidinggevende niet bereikbaar is;
- of een WhatsApp-bericht of e-mail wel of niet voldoende is.
Houd daarbij rekening met werknemers die door hun situatie mogelijk niet zelf direct contact kunnen opnemen.
2. Welke vragen de werkgever mag stellen
Dit is een belangrijk onderdeel.
Een leidinggevende mag niet vragen:
“Wat heb je precies?”
“Wat zei de dokter?”
“Welke medicijnen gebruik je?”
“Heb je een burn-out?”
De werkgever hoort geen medische diagnose vast te stellen of vast te leggen.
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag u bij de ziekmelding wel noodzakelijke praktische informatie opvragen, zoals hoe lang de werknemer verwacht afwezig te zijn, hoe de werknemer bereikbaar is en welke lopende werkzaamheden of afspraken moeten worden overgenomen. Autoriteit Persoonsgegevens
Zet daarom in uw verzuimprotocol duidelijk welke vragen leidinggevenden wel en niet stellen.
Dat voorkomt dat een betrokken maar ongetrainde leidinggevende onbedoeld gezondheidsgegevens gaat verzamelen.
Voorbeeld van vragen bij een ziekmelding
U kunt bijvoorbeeld de volgende vragen gebruiken:
- Op welk telefoonnummer bent u bereikbaar?
- Hoe lang verwacht u ongeveer niet te kunnen werken?
- Zijn er werkzaamheden of afspraken die vandaag moeten worden overgenomen?
- Is er sprake van een arbeidsongeval?
- Is er sprake van een verkeersongeval waarbij mogelijk een derde aansprakelijk is?
- Wanneer spreken we elkaar opnieuw?
Vraag niet naar de medische oorzaak.
Wanneer de werknemer zelf vertelt wat er medisch aan de hand is, betekent dat niet automatisch dat u die informatie in het personeelsdossier mag opnemen.
3. Wanneer de arbodienst of bedrijfsarts wordt geïnformeerd
Leg vast wie verantwoordelijk is voor het melden van ziekte bij de arbodienst of bedrijfsarts.
Arboportaal geeft aan dat een werkgever een zieke werknemer uiterlijk binnen één week bij de arbodienst of bedrijfsarts meldt. Arboportaal
In de praktijk kan uw contract met de arbodienst een snellere of volledig geautomatiseerde melding voorschrijven.
Controleer daarom welke afspraken voor uw organisatie gelden.
4. Bereikbaarheid tijdens ziekte
Een werkgever mag redelijke afspraken maken over bereikbaarheid.
Dat betekent niet dat iemand die ziek is de hele dag verplicht naast de telefoon moet zitten.
Leg daarom praktische afspraken vast.
Bijvoorbeeld:
“Tijdens ziekte houden werknemer en leidinggevende contact op afgesproken momenten. Wanneer de werknemer door de aard van de ziekte tijdelijk niet bereikbaar kan zijn, wordt hierover waar mogelijk een passende afspraak gemaakt.”
Vermijd buitenproportionele controlevoorschriften.
De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat controle niet verder mag gaan dan noodzakelijk. Autoriteit Persoonsgegevens
5. Contact tijdens ziekte
Maak duidelijk wie contact houdt.
Bijvoorbeeld de direct leidinggevende, HR of een casemanager.
Bepaal daarnaast dat contactmomenten worden afgestemd op de situatie.
Bij kortdurend verzuim kan weinig nodig zijn.
Wanneer verzuim langer duurt, worden structurele gesprekken belangrijker.
Het doel van contact is niet om de werknemer te controleren, maar om de situatie rond werk, bereikbaarheid en mogelijke terugkeer goed te organiseren.
6. Bezoek aan de bedrijfsarts
Leg vast dat werknemers meewerken aan afspraken met de arbodienst of bedrijfsarts wanneer zij daarvoor worden opgeroepen.
De bedrijfsarts bepaalt vanuit zijn professionele rol welke medische informatie relevant is.
De werkgever ontvangt geen diagnose, maar informatie die noodzakelijk is om werk en re-integratie te organiseren.
7. Re-integratie bij langdurige ziekte
Een verzuimprotocol moet ook duidelijk maken wat er gebeurt als de ziekte langer duurt.
U hoeft niet de volledige Wet verbetering poortwachter in het protocol over te nemen.
U kunt wel kort vastleggen dat werkgever en werknemer samenwerken aan re-integratie en verplichtingen en afspraken uitvoeren.
Verwijs vervolgens naar uw aparte procedure of checklist voor langdurig verzuim.
Op onze pagina over de Wet verbetering poortwachter vindt u het proces stap voor stap.
8. Herstelmelding
Niet alleen ziekmelden moet duidelijk zijn.
Ook beter melden verdient een procedure.
Leg bijvoorbeeld vast:
- aan wie de werknemer doorgeeft dat hij weer kan werken;
- wanneer dit wordt doorgegeven;
- wie de herstelmelding administratief verwerkt;
- of gedeeltelijk herstel apart wordt geregistreerd.
Dat voorkomt dat werknemers administratief ziek blijven staan terwijl zij alweer volledig werken.
9. Vakantie tijdens ziekte
Een zieke werknemer kan in bepaalde situaties vakantie opnemen.
Leg daarom vast dat vakantie tijdens een lopend verzuimtraject vooraf wordt afgestemd.
Voorkom dat u zelf uitgebreide juridische regels in het protocol formuleert wanneer uw cao of arbeidsvoorwaarden hiervoor specifieke bepalingen bevatten.
Verwijs waar nodig naar die regelingen.
10. Privacy en registratie
Bepaal welke gegevens intern worden geregistreerd en wie daar toegang toe heeft.
Een verzuimdossier van de werkgever hoort geen medisch dossier te worden.
De Autoriteit Persoonsgegevens maakt duidelijk dat werkgevers slechts beperkte verzuimgegevens mogen registreren. Medische gegevens behoren bij de bedrijfsarts of arbodienst. Autoriteit Persoonsgegevens
Beperk de interne registratie daarom tot informatie die de werkgever daadwerkelijk nodig heeft.
Model verzuimprotocol voor werkgevers
Onderstaand voorbeeld kunt u als basis gebruiken.
1. Ziekmelding
Wanneer een werknemer wegens ziekte niet kan werken, meldt de werknemer zich persoonlijk telefonisch ziek bij de direct leidinggevende.
De ziekmelding vindt zo spoedig mogelijk plaats en uiterlijk vóór [tijdstip].
Is de direct leidinggevende niet bereikbaar, dan neemt de werknemer contact op met [alternatief aanspreekpunt].
Een ziekmelding via een collega, WhatsApp of e-mail geldt niet als volledige ziekmelding, tenzij de werknemer door bijzondere omstandigheden niet in staat is telefonisch contact op te nemen.
2. Informatie bij de ziekmelding
Tijdens de ziekmelding kan de werkgever vragen naar praktische informatie die nodig is voor de organisatie van het werk en het verzuim.
De werknemer wordt niet gevraagd naar de medische oorzaak of diagnose.
De werkgever kan onder andere vragen:
- hoe de werknemer bereikbaar is;
- wat de verwachte duur van de afwezigheid is;
- welke werkzaamheden of afspraken moeten worden overgenomen;
- of sprake is van een arbeidsongeval;
- wanneer een volgend contactmoment mogelijk is.
3. Registratie
De werkgever registreert de eerste ziektedag en de noodzakelijke praktische informatie.
Medische informatie wordt niet opgenomen in het personeels- of verzuimdossier van de werkgever.
4. Arbodienst of bedrijfsarts
De ziekmelding wordt volgens de geldende afspraken doorgegeven aan de arbodienst of bedrijfsarts.
De werknemer werkt mee aan redelijke oproepen en afspraken in het kader van verzuimbegeleiding en re-integratie.
5. Contact tijdens ziekte
Werknemer en werkgever houden tijdens de ziekteperiode passend contact.
De frequentie wordt afgestemd op de verwachte duur en omstandigheden van het verzuim.
Tijdens deze gesprekken worden geen medische diagnoses besproken.
Waar relevant bespreken werkgever en werknemer praktische mogelijkheden rond werkhervatting, nadat de bedrijfsarts de mogelijkheden en beperkingen heeft beoordeeld.
6. Re-integratie
Wanneer de ziekte langer duurt, werken werkgever en werknemer actief mee aan de wettelijke re-integratieverplichtingen.
Afspraken worden schriftelijk vastgelegd en periodiek geëvalueerd.
7. Werkhervatting
Zodra de werknemer verwacht het werk geheel of gedeeltelijk te kunnen hervatten, bespreekt de werknemer dit met de werkgever.
Wanneer nodig wordt de werkhervatting afgestemd op het advies van de bedrijfsarts.
8. Herstelmelding
Wanneer de werknemer volledig hersteld is, meldt de werknemer dit bij [leidinggevende/HR].
De werkgever verwerkt de herstelmelding in de verzuimadministratie en geeft deze indien nodig door aan de relevante externe partij.
9. Niet nakomen van het protocol
Wanneer een werknemer zonder geldige reden afspraken uit het verzuimprotocol niet nakomt, bespreekt de werkgever dit eerst met de werknemer.
Eventuele vervolgstappen worden alleen genomen nadat is beoordeeld welke wettelijke, contractuele en cao-regels op de situatie van toepassing zijn.
10. Wijzigingen
Dit verzuimprotocol wordt periodiek gecontroleerd en aangepast wanneer wetgeving, cao-afspraken of interne processen veranderen.
Pas het voorbeeld aan uw bedrijf aan
Kopieer een model verzuimprotocol nooit blind.
Een organisatie met vijf medewerkers heeft een andere structuur dan een organisatie met honderd medewerkers.
Bepaal bijvoorbeeld:
- wie ziekmeldingen ontvangt;
- wie toegang heeft tot de registratie;
- wie contact onderhoudt;
- wie deadlines bewaakt;
- wanneer HR wordt betrokken;
- welke arbodienst wordt gebruikt;
- hoe leidinggevenden worden geïnstrueerd.
Controleer daarnaast of uw cao aanvullende voorschriften bevat.
Verzuimprotocol en personeelsreglement
U hoeft niet per se twee volledig losse documenten te gebruiken.
Het verzuimprotocol kan ook onderdeel zijn van een breder personeelshandboek of personeelsreglement.
Heeft u al een personeelsreglement? Controleer dan of daarin minimaal duidelijk wordt verwezen naar de geldende ziekmeldprocedure.
Lees ook onze pagina over het personeelsreglement voor het MKB.
Verzuimprotocol en Wet verbetering poortwachter
Het verzuimprotocol gaat vooral over de werkwijze vanaf de ziekmelding.
Wanneer ziekte langdurig wordt, komen aanvullende re-integratieverplichtingen in beeld.
Het is verstandig om beide processen op elkaar te laten aansluiten.
Uw ziekmeldprocedure moet uiteindelijk logisch overgaan in:
- begeleiding door de bedrijfsarts;
- Probleemanalyse;
- Plan van aanpak;
- periodieke evaluatie;
- eerste en eventueel tweede spoor;
- re-integratieverslag.
Zo ontstaat één doorlopend proces in plaats van losse documenten die niemand met elkaar verbindt.
Veelgemaakte fouten in een verzuimprotocol
Te veel medische vragen toestaan
Een standaardvraag als “wat heb je?” hoort niet in een ziekmeldprocedure voor leidinggevenden.
Onduidelijke meldingsprocedure
“Ziekmelden bij de organisatie” is niet concreet genoeg.
Noem persoon, kanaal en tijdstip.
Geen eigenaar van het proces
Wanneer niemand verantwoordelijk is voor vervolgacties, blijven meldingen gemakkelijk liggen.
Alleen de eerste ziektedag beschrijven
Een goed protocol vertelt ook wat daarna gebeurt.
Verouderd document gebruiken
Een protocol dat tien jaar geleden is opgesteld, kan niet meer aansluiten op privacyregels, uw huidige arbodienst of de organisatiestructuur.
Iedere manager zijn eigen aanpak laten kiezen
Juist een vaste werkwijze zorgt voor duidelijkheid en gelijke behandeling.
Verzuimprotocol laten opstellen
Een verzuimprotocol lijkt op het eerste gezicht een eenvoudig document.
De kwaliteit blijkt pas wanneer iemand daadwerkelijk ziek wordt.
Dan moet voor werknemer, leidinggevende en administratie direct duidelijk zijn wat er gebeurt.
Gesprek met Personeel helpt MKB-werkgevers met het opstellen en verbeteren van verzuimprocedures en met de uitvoering wanneer een medewerker daadwerkelijk uitvalt.
Wij kunnen onder andere helpen met:
- verzuimprotocol opstellen;
- bestaande procedure controleren;
- taken en verantwoordelijkheden verdelen;
- leidinggevenden instrueren;
- verzuimadministratie structureren;
- langdurige dossiers begeleiden;
- re-integratietermijnen bewaken.
Wilt u uw volledige verzuimproces professionaliseren? Bekijk Ziekteverzuim & Re-integratie.
Heeft u vooral moeite met de administratie en termijnbewaking? Lees dan ook over verzuimadministratie uitbesteden voor het MKB.
Wilt u dat we uw huidige verzuimprotocol controleren of vanaf nul een praktisch document opstellen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Veelgestelde vragen over een verzuimprotocol
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een document waarin staat hoe werknemers zich ziekmelden en welke procedure werkgever en werknemer daarna volgen.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Werkgevers moeten ziekteverzuim goed organiseren en werknemers duidelijk informeren over de geldende regels. Een schriftelijk verzuimprotocol is een praktische manier om de ziekmeld- en begeleidingsprocedure vast te leggen.
Wat mag een werkgever vragen bij een ziekmelding?
Een werkgever mag praktische informatie vragen die nodig is voor de organisatie van het werk en verzuim, zoals de verwachte duur en bereikbaarheid. Een werkgever mag niet vragen naar de medische diagnose of oorzaak van de ziekte. Autoriteit Persoonsgegevens
Kan een werknemer zich ziekmelden via WhatsApp?
U kunt in uw eigen verzuimprotocol bepalen via welk kanaal een ziekmelding moet plaatsvinden, zolang de procedure redelijk en duidelijk bij werknemers bekend is. Veel werkgevers kiezen voor een persoonlijke telefonische ziekmelding bij de leidinggevende.
Moet een werknemer vertellen wat hij heeft?
Nee. De werknemer hoeft de medische oorzaak van de ziekte niet aan de werkgever te vertellen.
Wie mag medische informatie bewaren?
De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt medische gegevens die voor medische beoordeling nodig zijn. De werkgever mag zelf geen medisch dossier over de werknemer bijhouden. Autoriteit Persoonsgegevens
Moet de ondernemingsraad instemmen met een verzuimprotocol?
Wanneer sprake is van een regeling op het gebied van ziekteverzuim en re-integratie kan het instemmingsrecht van de ondernemingsraad van toepassing zijn. Bij een personeelsvertegenwoordiging geldt eveneens instemmingsrecht op bepaalde onderdelen van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie.