Een zieke werknemer kost u als werkgever meer dan alleen het salaris dat u tijdens de ziekte doorbetaalt. Ook vervanging, productiviteitsverlies, arbodienstverlening, re-integratie en de tijd die u zelf aan het verzuimdossier besteedt kunnen de kosten flink laten oplopen.
Maar wat kost een zieke werknemer nu werkelijk?
Een exact bedrag per dag bestaat niet. De kosten zijn afhankelijk van het salaris, uw cao, de duur van het verzuim, eventuele vervanging en de hoeveelheid begeleiding die nodig is. Als algemene indicatie wordt voor een zieke werknemer vaak gerekend met enkele honderden euro’s per verzuimdag. Bij langdurig ziekteverzuim kan de totale financiële impact daardoor gemakkelijk oplopen tot tienduizenden euro’s.
Vooral voor kleinere werkgevers kan één langdurig zieke medewerker daardoor direct merkbaar zijn in de bedrijfsvoering.
In dit artikel leest u welke kosten u als werkgever kunt tegenkomen, hoe u uw eigen verzuimkosten kunt berekenen en waarom goed verzuimmanagement financieel minstens zo belangrijk is als correcte loondoorbetaling.
Wat kost een zieke werknemer per dag?
Als globale indicatie worden voor ziekteverzuim bedragen van ongeveer €300 tot €400 per dag genoemd. Dat betekent niet dat iedere zieke werknemer u daadwerkelijk €300 of €400 per dag kost.
Bij een werknemer met een relatief laag salaris die na enkele dagen terugkeert en niet vervangen hoeft te worden, kunnen de werkelijke kosten aanzienlijk lager liggen.
Bij een specialist met een hoog salaris die maanden uitvalt, door een externe kracht moet worden vervangen en intensieve re-integratie nodig heeft, kunnen de dagelijkse kosten juist veel hoger uitvallen.
Het is daarom verstandiger om niet met één standaardbedrag te rekenen, maar de verschillende kostenposten afzonderlijk te bekijken.
De belangrijkste zijn:
het loon dat u tijdens ziekte doorbetaalt;
werkgeverslasten en andere doorlopende arbeidskosten;
vervanging of overwerk van collega’s;
productiviteitsverlies;
kosten van de arbodienst en bedrijfsarts;
re-integratiekosten;
interne uren van HR en leidinggevenden;
eventuele kosten door fouten in het verzuim- of re-integratiedossier.
Juist de combinatie van deze kosten maakt ziekteverzuim duur.
Hoeveel loon moet u doorbetalen bij ziekte?
Wanneer een werknemer ziek wordt, bent u als werkgever in de meeste gevallen verplicht om het loon maximaal twee jaar door te betalen.
De wettelijke ondergrens bedraagt in beginsel 70% van het loon.
In het eerste ziektejaar moet de werknemer daarbij ten minste het voor hem of haar geldende minimumloon ontvangen. In het tweede ziektejaar geldt die aanvulling tot het minimumloon niet meer.
Dat betekent echter niet automatisch dat u slechts 70% betaalt.
In veel cao’s en arbeidsovereenkomsten is afgesproken dat een werknemer tijdens het eerste ziektejaar bijvoorbeeld 100% van zijn loon ontvangt. Ook voor het tweede jaar kunnen aanvullende afspraken gelden.
Controleer daarom altijd eerst:
de arbeidsovereenkomst;
de toepasselijke cao;
uw personeelshandboek of personeelsreglement;
eventuele aanvullende arbeidsvoorwaarden.
De werkelijke loonkosten tijdens ziekte kunnen hierdoor aanzienlijk hoger zijn dan alleen de wettelijke ondergrens.
Een zieke werknemer kost meer dan het doorbetaalde loon
Een veelgemaakte fout is om bij de berekening alleen naar het salaris te kijken.
Stel dat een medewerker €3.500 bruto per maand verdient. Wanneer u tijdens ziekte 100% van het loon doorbetaalt, lijkt €3.500 per maand in eerste instantie de volledige kostenpost.
In werkelijkheid lopen veel andere kosten gewoon door of ontstaan er nieuwe kosten.
Werkgeverslasten
Naast het brutoloon heeft u te maken met werkgeverslasten. Denk aan premies, pensioenbijdragen, vakantiegeld en andere arbeidsvoorwaarden.
Uw normale totale loonkosten liggen daardoor al hoger dan het bruto salaris op de loonstrook.
Wanneer een medewerker langdurig ziek is, verdwijnen deze kosten niet automatisch.
Kosten voor vervanging van een zieke werknemer
Vervolgens moet het werk nog worden uitgevoerd.
Bij kortdurend verzuim kunnen collega’s werkzaamheden tijdelijk overnemen. Dat lijkt goedkoop, maar kan alsnog kosten veroorzaken door overwerk, vertraging of lagere productiviteit.
Bij langdurig verzuim is vaak echte vervanging nodig.
U kunt bijvoorbeeld:
een uitzendkracht inzetten;
een zzp’er of interim-medewerker inhuren;
een tijdelijke werknemer aannemen;
bestaande medewerkers extra uren laten maken;
werkzaamheden uitbesteden.
De vervanger kan per uur duurder zijn dan de medewerker die is uitgevallen.
Tegelijkertijd blijft u het loon van de zieke werknemer betalen.
U betaalt in dat geval dus feitelijk voor twee mensen om één functie of hoeveelheid werk op te vangen.
Productiviteitsverlies is vaak de verborgen kostenpost
Niet alle kosten van ziekteverzuim verschijnen direct op een factuur.
Productiviteitsverlies is daar een goed voorbeeld van.
Wanneer een ervaren medewerker uitvalt, kan kennis tijdelijk uit de organisatie verdwijnen. Werk blijft liggen, projecten lopen vertraging op of collega’s moeten werkzaamheden uitvoeren waarin zij minder ervaren zijn.
Ook de vervangende medewerker is meestal niet vanaf de eerste dag volledig productief.
Daarnaast kan ziekteverzuim effect hebben op de rest van het team. Collega’s krijgen extra werkzaamheden, ervaren meer druk en kunnen minder tijd besteden aan hun eigen verantwoordelijkheden.
Bij langdurige uitval kan daardoor een kettingreactie ontstaan.
Dat maakt het lastig om de precieze kosten te berekenen, maar niet minder belangrijk om ze mee te nemen.
Kosten van de arbodienst en bedrijfsarts
Als werkgever moet u zorgen voor goede begeleiding van een zieke werknemer.
Daarbij krijgt u doorgaans te maken met een arbodienst of bedrijfsarts.
Afhankelijk van de overeenkomst die u met uw arbodienst heeft, betaalt u bijvoorbeeld een vast abonnement, een bedrag per werknemer of aanvullende bedragen voor afzonderlijke verrichtingen.
Bij langdurig ziekteverzuim kunnen extra gesprekken, onderzoeken en beoordelingen nodig zijn.
Ook deze kosten horen bij de totale kosten van een zieke werknemer.
Wat kost re-integratie?
Hoe langer een medewerker ziek blijft, hoe belangrijker re-integratie wordt.
Werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor een correcte terugkeer naar werk. Daarbij moet worden onderzocht wat de werknemer nog wel kan en welke aanpassingen mogelijk zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
aangepast werk;
tijdelijk minder uren werken;
andere werktijden;
een aangepaste werkplek;
begeleiding of coaching;
scholing;
arbeidsdeskundig onderzoek;
een re-integratietraject;
begeleiding richting ander werk.
Niet iedere situatie vraagt om dezelfde maatregelen. De kosten kunnen daarom sterk verschillen.
Goedkope re-integratie is bovendien niet automatisch goede re-integratie.
Te lang wachten of onvoldoende actie ondernemen kan uiteindelijk aanzienlijk duurder worden.
Wat kost een langdurig zieke werknemer?
Bij kort ziekteverzuim blijven de financiële gevolgen meestal beperkt.
Bij langdurig ziekteverzuim verandert dat snel.
U kunt als werkgever maximaal 104 weken verantwoordelijk zijn voor de loondoorbetaling. Ondertussen moet u samen met de werknemer werken aan de re-integratie.
Stel dat een medewerker niet enkele dagen maar zes maanden, een jaar of zelfs bijna twee jaar afwezig is. Dan stapelen loondoorbetaling, vervangingskosten, begeleiding en productiviteitsverlies zich op.
Een langdurig zieke werknemer kan een werkgever daardoor tienduizenden euro’s kosten. Bij hogere salarissen, langdurige externe vervanging of een complex re-integratietraject kan het totale financiële belang nog veel groter worden.
Daarom is het belangrijk om niet pas na enkele maanden serieus naar een verzuimdossier te kijken.
De eerste weken zijn juist bepalend voor het verdere verloop.
Wat gebeurt er tijdens de eerste weken van langdurige ziekte?
Bij ziekte heeft u niet alleen financiële verplichtingen.
Ook de Wet verbetering poortwachter stelt eisen aan de begeleiding en re-integratie van een werknemer.
Wanneer duidelijk wordt dat het verzuim langer gaat duren, wordt rond de zesde ziekteweek een probleemanalyse opgesteld door de bedrijfsarts of arbodienst.
Daarna stellen werkgever en werknemer samen een Plan van aanpak op. Dat moet normaal gesproken uiterlijk in de achtste ziekteweek gereed zijn.
Vervolgens moet de voortgang regelmatig worden besproken en moeten afspraken worden aangepast wanneer de situatie verandert.
Een goed dossier laat zien:
welke stappen zijn genomen;
welke afspraken zijn gemaakt;
wat werkgever en werknemer hebben gedaan;
welke mogelijkheden voor werk zijn onderzocht;
hoe de re-integratie zich heeft ontwikkeld.
Dit is niet alleen administratie.
Het dossier kan later financieel zeer belangrijk worden.
Wat gebeurt er als u te weinig aan re-integratie doet?
UWV beoordeelt bij langdurige arbeidsongeschiktheid of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan aan de re-integratie.
Blijkt dat u als werkgever onvoldoende inspanningen heeft geleverd, dan kan UWV een loonsanctie opleggen.
U kunt dan na de normale periode van 104 weken nog maximaal 52 weken langer verantwoordelijk blijven voor de loondoorbetaling.
Een onvoldoende uitgevoerd verzuimdossier kan ziekteverzuim daardoor aanzienlijk duurder maken.
Juist daarom is goede verzuimbegeleiding niet alleen een HR-vraagstuk. Het is ook risicomanagement.
Hoe berekent u de kosten van een zieke werknemer?
Wilt u weten wat ziekteverzuim werkelijk kost binnen uw bedrijf? Bereken dan niet alleen het doorbetaalde loon.
Gebruik bijvoorbeeld de volgende opbouw:
Verzuimkosten = doorbetaald loon + werkgeverslasten + vervanging + productiviteitsverlies + arbodienst en re-integratie + interne uren – eventuele vergoedingen of verzekeringsuitkeringen
Begin bij de kosten die u daadwerkelijk kent.
Stap 1: bereken de normale loonkosten
Neem het bruto salaris van de werknemer en tel de werkgeverslasten en overige structurele arbeidskosten erbij op.
Stap 2: bepaal hoeveel loon u tijdens ziekte doorbetaalt
Controleer de arbeidsovereenkomst en cao.
Betaalt u 70%, 90%, 100% of een andere afgesproken verhouding?
Stap 3: bereken de vervangingskosten
Wordt het werk overgenomen door een uitzendkracht, zzp’er of andere medewerker?
Neem die kosten afzonderlijk mee.
Stap 4: schat het productiviteitsverlies
Dit hoeft niet tot op de euro nauwkeurig.
Probeer wel realistisch vast te stellen hoeveel omzet, productie of declarabele capaciteit verloren gaat door de afwezigheid.
Stap 5: tel externe begeleiding mee
Denk aan de arbodienst, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, casemanager, mediator, coach of re-integratiebegeleider.
Stap 6: vergeet uw eigen tijd niet
Een verzuimdossier kost ook tijd van de ondernemer, leidinggevende en eventuele HR-medewerkers.
Die uren zijn niet gratis.
Door al deze onderdelen samen te voegen ontstaat een veel realistischer beeld van de werkelijke verzuimkosten.
Rekenvoorbeeld: wat kost 30 werkdagen ziekte?
Stel dat een werknemer een maand en enkele weken afwezig is en in totaal 30 werkdagen niet kan werken.
De totale kosten zijn dan niet simpelweg:
30 dagen x het brutodagloon.
U moet ook rekening houden met de werkgeverslasten die doorlopen, eventuele vervanging, productiviteitsverlies en begeleiding.
Een medewerker kan daardoor bijvoorbeeld €150 per dag aan directe loonkosten veroorzaken, terwijl de daadwerkelijke financiële impact na vervanging en productiviteitsverlies twee keer zo hoog of nog hoger ligt.
Daarom komen algemene schattingen van enkele honderden euro’s per verzuimdag regelmatig voor.
Uw eigen situatie kan daar echter aanzienlijk boven of onder liggen.
Wat kost een zieke werknemer per jaar?
Ook hier bestaat geen vast bedrag.
Een werknemer die in één jaar vijf losse werkdagen ziek is, veroorzaakt vanzelfsprekend veel minder kosten dan iemand die negen maanden volledig uitvalt.
Voor werkgevers is daarom vooral de verzuimduur belangrijk.
Kortdurend verzuim veroorzaakt relatief veel administratieve handelingen en verstoring.
Langdurig verzuim veroorzaakt daarnaast structurele loonkosten, vervangingskosten en re-integratieverplichtingen.
Wilt u de jaarlijkse verzuimkosten van uw hele bedrijf bepalen? Tel dan voor alle werknemers de totale kosten van alle verzuimgevallen bij elkaar op.
Vergelijk dat bedrag vervolgens met uw totale loonsom en uw omzet.
Pas dan wordt zichtbaar hoeveel invloed ziekteverzuim daadwerkelijk op de onderneming heeft.
Wie betaalt wanneer een werknemer ziek is?
Bij een werknemer die gewoon bij u in dienst blijft, bent u als werkgever in de meeste gevallen verantwoordelijk voor de loondoorbetaling.
Er bestaan uitzonderingen.
In bepaalde situaties kan een werknemer bijvoorbeeld onder de Ziektewet of een no-riskregeling vallen. Ook wanneer een tijdelijk contract tijdens ziekte eindigt, kan de situatie veranderen.
Ga daarom niet automatisch uit van dezelfde financiële gevolgen bij iedere zieke werknemer.
Controleer de specifieke situatie wanneer sprake is van:
een tijdelijk contract dat afloopt;
zwangerschap of bevalling;
orgaandonatie;
een werknemer met een no-riskpolis;
een werknemer die ziek uit dienst gaat;
een werknemer die de AOW-leeftijd heeft bereikt.
Bij twijfel is het verstandig om dit vroeg in het ziekteproces te controleren.
Dekt een verzuimverzekering alle kosten?
Een verzuimverzekering kan een belangrijk deel van het financiële risico van ziekteverzuim beperken.
Dat betekent niet automatisch dat alle kosten worden vergoed.
De precieze dekking verschilt per verzekering.
Een verzekering kan bijvoorbeeld een deel van de loondoorbetaling verzekeren, terwijl productiviteitsverlies, interne uren en bepaalde vervangingskosten gewoon voor rekening van de werkgever blijven.
Ook kunnen een eigen risico, wachtdagen of aanvullende voorwaarden gelden.
Zie een verzuimverzekering daarom als een manier om een deel van het financiële risico te beheersen, niet als vervanging voor goed verzuimbeleid.
Hoe kunt u de kosten van ziekteverzuim verlagen?
De grootste besparing ontstaat meestal niet door tijdens een langdurig dossier op begeleiding te bezuinigen.
De grootste winst zit in het voorkomen dat verzuim onnodig ontstaat of langer duurt dan noodzakelijk.
Dat begint met aandacht voor signalen binnen uw organisatie.
Een medewerker die structureel overbelast is, conflicten ervaart of al maanden minder goed functioneert, valt zelden volledig uit het niets uit.
Een goed gesprek op het juiste moment kan daarom veel verschil maken.
Zorg daarnaast dat leidinggevenden weten wat zij moeten doen wanneer iemand zich ziek meldt.
Een ziekmelding mag niet verdwijnen in een mailbox of alleen worden verwerkt in de salarisadministratie.
Er moet vanaf het begin duidelijk zijn:
wie contact houdt met de werknemer;
wie verantwoordelijk is voor het dossier;
welke deadlines gelden;
wanneer de arbodienst wordt ingeschakeld;
welke afspraken worden vastgelegd;
wanneer extra ondersteuning nodig is.
Structuur voorkomt vertraging.
En bij ziekteverzuim betekent vertraging vaak extra kosten.
Verzuimkosten verlagen begint met het gesprek
Wetgeving, formulieren en dossiers zijn belangrijk, maar goed verzuimmanagement draait uiteindelijk ook om mensen.
Een werknemer die zich gehoord voelt, duidelijkheid heeft over verwachtingen en weet welke mogelijkheden er zijn om terug te keren, kan vaak beter meewerken aan de re-integratie.
Dat betekent niet dat u als werkgever alles moet accepteren.
Integendeel.
Juist een duidelijk gesprek helpt om verwachtingen, mogelijkheden en verantwoordelijkheden vast te leggen.
Wat kan de werknemer op dit moment wel?
Welke werkzaamheden zijn mogelijk?
Wat staat werkhervatting in de weg?
Welke afspraken maken we voor de komende weken?
Wanneer spreken we elkaar opnieuw?
Door deze vragen tijdig te bespreken voorkomt u dat werkgever en werknemer maandenlang verschillende verwachtingen hebben.
Heeft u grip op de kosten van uw verzuimdossier?
Een zieke werknemer kan uw organisatie honderden euro’s per dag kosten, maar het werkelijke bedrag verschilt sterk per situatie.
De belangrijkste fout is daarom niet dat werkgevers één verkeerde gemiddelde berekening gebruiken.
De grootste fout is dat zij alleen naar het salaris kijken en de rest van het verzuimproces onderschatten.
Loondoorbetaling, vervanging, productiviteitsverlies, arbodienstverlening, re-integratie en interne tijd vormen samen de werkelijke kosten.
En bij langdurige ziekte komt daar nog een juridisch risico bij.
Hoe eerder u grip krijgt op het dossier, hoe groter de kans dat u onnodige kosten voorkomt.
Hulp bij ziekteverzuim en re-integratie
Heeft u een werknemer die langdurig ziek is, loopt uw dossier achter of twijfelt u of u de juiste stappen neemt?
Gesprek met Personeel helpt werkgevers met ziekteverzuim en re-integratie. We brengen structuur aan in het dossier, bewaken belangrijke stappen, stemmen af met de arbodienst en helpen u het gesprek met uw werknemer goed te voeren.
Zo weet u wat u moet doen, waar de risico’s liggen en voorkomt u dat een verzuimdossier onnodig duur of ingewikkeld wordt.
Een eerste telefonisch advies is vrijblijvend.
Veelgestelde vragen over de kosten van een zieke werknemer
Wat kost een zieke werknemer gemiddeld per dag?
Er bestaat geen wettelijk of universeel gemiddeld bedrag. In de markt worden vaak indicaties van enkele honderden euro’s per verzuimdag gebruikt. Bedragen rond €300 tot €400 per dag komen regelmatig voor. Uw werkelijke kosten hangen af van het salaris, werkgeverslasten, vervanging, productiviteitsverlies en de benodigde begeleiding.
Wat kost een langdurig zieke werknemer?
Een langdurig zieke werknemer kan tienduizenden euro’s kosten. Bij een ziekteperiode die richting één of twee jaar loopt, kunnen de totale kosten nog veel verder oplopen. De werkgever betaalt in beginsel maximaal 104 weken loon door en blijft tijdens die periode verantwoordelijk voor de re-integratie.
Hoeveel procent van het loon moet ik betalen bij ziekte?
De wettelijke ondergrens bedraagt in beginsel 70% van het loon. In het eerste ziektejaar geldt daarbij een minimumloongrens. In een cao of arbeidsovereenkomst kan zijn afgesproken dat u meer betaalt, bijvoorbeeld 100% in het eerste ziektejaar.
Betaal ik als werkgever twee jaar loon bij ziekte?
In de meeste normale dienstverbanden kan de loondoorbetalingsplicht maximaal 104 weken duren. Er bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer een tijdelijk contract tijdens ziekte eindigt of wanneer een werknemer onder bepaalde Ziektewetregelingen valt.
Welke kosten komen naast het loon kijken bij ziekte?
Denk aan werkgeverslasten, vervanging, overwerk, productiviteitsverlies, arbodienstverlening, de bedrijfsarts, re-integratie, eventuele arbeidsdeskundige begeleiding en de tijd van leidinggevenden of HR.
Wat kost een zieke werknemer per jaar?
Dat hangt volledig af van de duur van de ziekte en de omstandigheden. Een werknemer die vijf dagen ziek is veroorzaakt een heel andere kostenpost dan iemand die negen maanden uitvalt. Bereken daarom altijd de daadwerkelijke loonkosten, vervanging, productiviteitsverlies en begeleiding.
Kan een verzuimverzekering de kosten vergoeden?
Een verzuimverzekering kan een deel van de kosten van loondoorbetaling verzekeren. Welke bedragen worden vergoed hangt af van uw polis, het eigen risico en de gekozen dekking. Niet alle indirecte kosten van ziekteverzuim zijn automatisch verzekerd.
Wat gebeurt er als ik onvoldoende aan re-integratie doe?
Wanneer UWV na langdurige ziekte concludeert dat u onvoldoende heeft gedaan aan de re-integratie, kan een loonsanctie volgen. De periode waarin u loon moet doorbetalen kan daardoor na de eerste 104 weken met maximaal 52 weken worden verlengd.
Wanneer moet ik een Plan van aanpak maken?
Bij dreigend langdurig ziekteverzuim maakt de bedrijfsarts of arbodienst rond de zesde week een probleemanalyse. Werkgever en werknemer maken vervolgens binnen twee weken samen een Plan van aanpak. In de normale planning betekent dit uiterlijk rond de achtste ziekteweek.
Hoe kan ik de kosten van ziekteverzuim beperken?
Begin vroeg met begeleiding, houd regelmatig contact, leg afspraken vast en bewaak de wettelijke termijnen. Kijk daarnaast structureel naar werkdruk, conflicten, leiderschap en andere oorzaken van vermijdbaar verzuim. Bij een lopend langdurig dossier is tijdige en correcte re-integratie meestal belangrijker dan proberen te besparen op noodzakelijke begeleiding.