Personeelsplanning maken: voorbeeld en stappenplan voor het MKB

Een goede personeelsplanning helpt u om voldoende medewerkers beschikbaar te hebben op de momenten dat het nodig is. Toch blijkt het voor veel MKB-bedrijven lastig om de personeelsbezetting goed af te stemmen op de hoeveelheid werk. De ene week is er te weinig capaciteit, terwijl medewerkers op andere momenten onvoldoende werk hebben.

Met een duidelijke personeelsplanning voorkomt u dat problemen pas zichtbaar worden wanneer medewerkers overbelast raken of werkzaamheden blijven liggen.

In dit artikel leest u hoe u een personeelsplanning maakt, welke informatie u nodig heeft en hoe u met een praktisch voorbeeld de juiste personeelsbezetting bepaalt.

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is het proces waarbij u bepaalt hoeveel medewerkers uw organisatie nodig heeft, welke werkzaamheden zij uitvoeren en wanneer zij beschikbaar moeten zijn.

Daarbij kijkt u niet alleen naar het huidige aantal werknemers. Ook toekomstige veranderingen spelen een rol, zoals groei, vakanties, ziekteverzuim, nieuwe projecten en veranderingen in de vraag naar uw producten of diensten.

Een goede personeelsplanning geeft antwoord op vijf vragen:

1. Hoeveel werk moet er worden uitgevoerd?

2. Hoeveel medewerkers zijn daarvoor nodig?

3. Welke kennis en vaardigheden moeten beschikbaar zijn?

4. Wanneer zijn medewerkers daadwerkelijk inzetbaar?

5. Waar ontstaan mogelijke personeelstekorten of overschotten?

Door deze vragen regelmatig te beantwoorden, krijgt u meer grip op uw personeelskosten en de continuïteit van uw bedrijf.

Welke soorten personeelsplanning zijn er?

Personeelsplanning kan op verschillende niveaus plaatsvinden.

Operationele personeelsplanning

Operationele personeelsplanning richt zich op de korte termijn. Denk aan de bezetting voor volgende week, het verdelen van werkzaamheden of het opvangen van afwezigheid.

Voorbeelden zijn:

• Het maken van werkroosters.

• Het verdelen van taken tussen medewerkers.

• Het opvangen van vakanties en ziekteverzuim.

• Het plannen van extra capaciteit tijdens drukke perioden.

• Het organiseren van vervanging bij onverwachte afwezigheid.

Tactische personeelsplanning

Tactische personeelsplanning kijkt enkele maanden tot ongeveer een jaar vooruit.

U onderzoekt bijvoorbeeld of het huidige team voldoende capaciteit heeft voor verwachte opdrachten, welke medewerkers extra training nodig hebben en of nieuwe werknemers moeten worden aangenomen.

Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning richt zich op de langere termijn.

Hierbij kijkt u naar de toekomstige ontwikkeling van uw organisatie. Welke functies worden belangrijker? Welke kennis ontbreekt mogelijk over twee jaar? En hoeveel personeel heeft u nodig als uw bedrijf groeit?

Voor MKB-bedrijven hoeft strategische personeelsplanning niet ingewikkeld te zijn. Een overzicht van de verwachte groei, benodigde functies en beschikbare medewerkers vormt vaak al een bruikbare basis.

Personeelsplanning maken in 6 stappen

Stap 1: Breng de huidige personeelsbezetting in kaart

Begin met een overzicht van uw huidige medewerkers.

Noteer per werknemer:

• Functie en belangrijkste werkzaamheden.

• Contracturen per week.

• Gebruikelijke werkdagen.

• Beschikbaarheid en verlofafspraken.

• Relevante kennis en vaardigheden.

• Mogelijkheden om andere werkzaamheden over te nemen.

Kijk ook naar de verdeling van verantwoordelijkheden.

Wanneer één medewerker als enige een belangrijke taak kan uitvoeren, ontstaat er een risico bij afwezigheid. Het kan dan verstandig zijn om een andere werknemer in te werken of bepaalde taken anders te verdelen.

Stap 2: Bepaal hoeveel werk er moet gebeuren

Vervolgens brengt u de verwachte werkbelasting in kaart.

Bij een dienstverlenend bedrijf kunt u bijvoorbeeld kijken naar het aantal klanten, opdrachten en benodigde uren per opdracht.

Voor een onderneming met fysieke producten zijn het aantal bestellingen, de benodigde verwerkingstijd en de verwachte drukte relevante gegevens.

Probeer de benodigde capaciteit zoveel mogelijk in uren uit te drukken.

Stel dat uw bedrijf iedere week gemiddeld 120 uur aan klantwerk en 40 uur aan interne werkzaamheden heeft. Dan bedraagt de totale verwachte werkbelasting 160 uur.

Houd rekening met seizoensinvloeden en mogelijke groei. Een gemiddelde week is niet altijd representatief voor drukke perioden.

Stap 3: Bereken de beschikbare personeelscapaciteit

Het aantal contracturen is niet automatisch gelijk aan het aantal uren dat medewerkers aan de geplande werkzaamheden kunnen besteden.

Een deel van de beschikbare tijd gaat bijvoorbeeld naar:

• Vakantie en andere vormen van verlof.

• Opleidingen.

• Teamoverleg.

• Interne administratie.

• Ondersteunende werkzaamheden.

• Ziekteverzuim.

Maak daarom onderscheid tussen contracturen en de uren die daadwerkelijk beschikbaar zijn voor het werk dat u wilt plannen.

Een eenvoudige formule is:

Beschikbare capaciteit = totale contracturen – niet-beschikbare uren

Bij het berekenen van de capaciteit kunt u werken met een inschatting van verlof, opleiding en overige afwezigheid.

Gebruik bij voorkeur cijfers uit uw eigen organisatie. Daarmee wordt de planning betrouwbaarder dan wanneer u uitsluitend algemene gemiddelden gebruikt.

Stap 4: Vergelijk de benodigde en beschikbare capaciteit

Zodra u weet hoeveel werk er is en hoeveel capaciteit beschikbaar is, kunt u beide met elkaar vergelijken.

Stel dat uw organisatie 180 uur werk per week verwacht, terwijl medewerkers gezamenlijk 156 uur beschikbaar zijn.

Er ontstaat dan een tekort van 24 uur.

Dat betekent niet automatisch dat u een nieuwe werknemer moet aannemen.

Onderzoek eerst of u werkzaamheden anders kunt verdelen, processen kunt verbeteren of taken op een ander moment kunt uitvoeren.

Blijft het tekort structureel bestaan? Dan kunt u kijken naar uitbreiding van contracturen, tijdelijke ondersteuning of het aannemen van personeel.

Stap 5: Maak afspraken over verantwoordelijkheden

Een personeelsplanning werkt alleen wanneer duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Leg daarom vast:

• Wie de planning opstelt en bijwerkt.

• Wie de beschikbaarheid van medewerkers controleert.

• Hoe werknemers verlof doorgeven.

• Wie vervanging organiseert bij afwezigheid.

• Wanneer personeelstekorten worden besproken.

• Wie beslist over extra personeelsinzet.

Zorg ook dat medewerkers weten waar zij de actuele planning kunnen vinden.

Een gedeelde planning voorkomt dat verschillende versies naast elkaar worden gebruikt.

Stap 6: Controleer en verbeter de planning

Een personeelsplanning moet regelmatig worden aangepast.

Bekijk bijvoorbeeld iedere maand of de verwachte werkbelasting overeenkwam met de werkelijkheid.

Zijn werkzaamheden blijven liggen? Is er veel overgewerkt? Waren bepaalde medewerkers regelmatig overbelast?

Gebruik deze informatie om de volgende planning te verbeteren.

Bij organisaties met wisselende bezetting kan een wekelijkse controle verstandig zijn.

Personeelsplanning voorbeeld voor een MKB-bedrijf

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe een eenvoudige capaciteitsplanning eruit kan zien.

Een dienstverlenend bedrijf heeft zes medewerkers die ieder 32 uur per week werken.

In dit fictieve voorbeeld ontbreekt wekelijks 24 uur capaciteit.

De werkgever kan vervolgens onderzoeken of werkzaamheden efficiënter georganiseerd kunnen worden of dat extra personeelsinzet nodig is.

Van berekening naar actieplan

De capaciteitsberekening vormt het uitgangspunt voor concrete afspraken.

Door de personeelsplanning op deze manier vast te leggen, wordt duidelijk welke acties nodig zijn en wie deze uitvoert.

Wat is het verschil tussen personeelsplanning en een personeelsplan?

Een personeelsplan en een personeelsplanning hebben verschillende doelen.

Een personeelsplan beschrijft hoe uw organisatie met personeel omgaat en welke medewerkers u in de toekomst nodig verwacht te hebben.

Een personeelsplanning vertaalt de beschikbare medewerkers en de verwachte hoeveelheid werk naar een concrete bezetting.

Een personeelsplan kan bijvoorbeeld aangeven dat uw bedrijf volgend jaar twee extra medewerkers nodig heeft.

De personeelsplanning laat vervolgens zien op welke momenten capaciteit ontbreekt en hoe u de beschikbare medewerkers inzet.

Wilt u eerst een breder overzicht maken van uw personeelsbehoefte? Lees dan ons artikel over een personeelsplan maken met voorbeeld en stappenplan.

Met welke wettelijke regels moet u rekening houden?

Bij personeelsplanning moet u rekening houden met de Arbeidstijdenwet en eventuele afspraken in de cao.

De Arbeidstijdenwet bevat regels over maximale werktijden, pauzes en rusttijden.

Ook moet u rekening houden met de persoonlijke omstandigheden van medewerkers.

Daarnaast mogen wijzigingen in werktijden niet altijd op korte termijn worden doorgevoerd. Als er geen andere afspraken zijn gemaakt, moeten gewijzigde werktijden in beginsel minimaal 28 dagen vooraf worden bekendgemaakt.

Controleer daarom altijd welke regels voor uw organisatie en sector gelden.

Op Ondernemersplein vindt u de actuele informatie over werktijden, rusttijden en verplichtingen voor werkgevers.

Veelgemaakte fouten bij personeelsplanning

Alleen rekening houden met contracturen

Een medewerker met een contract van 40 uur is niet automatisch 40 uur beschikbaar voor iedere geplande taak.

Houd rekening met verlof, opleidingen, overleg en andere werkzaamheden.

Geen rekening houden met ziekteverzuim

Wanneer de personeelsplanning alleen werkt als iedereen aanwezig is, ontstaat direct een probleem bij een ziekmelding.

Onderzoek welke werkzaamheden kritisch zijn en hoe u vervanging kunt organiseren.

Heeft uw organisatie regelmatig te maken met uitval? Lees dan hoe u het ziekteverzuim kunt verlagen.

Te laat reageren op personeelstekorten

Een structureel tekort wordt vaak pas zichtbaar wanneer medewerkers veel overwerken of klanten langer moeten wachten.

Een capaciteitsplanning helpt om deze signalen eerder te herkennen.

Geen rekening houden met vaardigheden

Voldoende medewerkers betekent niet automatisch dat alle werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.

Controleer daarom of de juiste kennis en ervaring aanwezig zijn.

De planning niet evalueren

Een planning die enkele maanden geleden is gemaakt, kan inmiddels achterhaald zijn.

Nieuwe klanten, veranderde werkzaamheden en personeelswisselingen kunnen invloed hebben op de benodigde capaciteit.

Wanneer is ondersteuning bij personeelsplanning verstandig?

Voor kleine organisaties is de personeelsplanning vaak een taak van de ondernemer of een leidinggevende.

Naarmate het bedrijf groeit, wordt dit ingewikkelder.

Externe ondersteuning kan verstandig zijn wanneer:

• De personeelsbezetting regelmatig onvoldoende blijkt.

• Werkdruk en overuren toenemen.

• Medewerkers onduidelijkheid ervaren over hun verantwoordelijkheden.

• Het bedrijf groeit en nieuwe functies nodig heeft.

• Er geen vaste structuur bestaat voor personeelszaken.

• De personeelsplanning onvoldoende aansluit op het personeelsbeleid.

Gesprek met Personeel ondersteunt MKB-ondernemers bij het organiseren en verbeteren van hun personeelszaken.

Met onze dienstverlening op het gebied van HR Advies & Ondersteuning helpen wij bij het aanbrengen van structuur, het verdelen van verantwoordelijkheden en het ontwikkelen van praktische HR-processen.

Ook kunnen wij ondersteunen bij het organiseren van kantoorprocessen. Lees meer over onze dienstverlening voor Office Management.

Veelgestelde vragen over personeelsplanning

Wat moet er in een personeelsplanning staan?

Een personeelsplanning bevat minimaal een overzicht van de benodigde werkzaamheden, beschikbare medewerkers, contracturen, verwachte afwezigheid en eventuele personeelstekorten. Daarnaast is het verstandig om verantwoordelijkheden en evaluatiemomenten vast te leggen.

Hoe maak ik een eenvoudige personeelsplanning in Excel?

Maak een overzicht met medewerkers, contracturen, beschikbaarheid en verwachte werkzaamheden. Bereken vervolgens de totale beschikbare capaciteit en vergelijk deze met de benodigde uren. Voeg een kolom toe voor eventuele tekorten en de maatregelen die u wilt nemen.

Hoe vaak moet ik mijn personeelsplanning aanpassen?

Dat hangt af van uw organisatie. Bij wisselende roosters of een sterk veranderende werkbelasting kan een wekelijkse controle nodig zijn. Bij een stabiel kantoorbedrijf kan een maandelijkse evaluatie voldoende zijn.

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning betekent dat u vooruitkijkt naar de medewerkers en vaardigheden die uw organisatie in de toekomst nodig heeft. U houdt daarbij rekening met groei, personeelsverloop, technologische ontwikkelingen en veranderingen in werkzaamheden.

Wat is het verschil tussen kwalitatieve en kwantitatieve personeelsplanning?

Kwantitatieve personeelsplanning gaat over het aantal medewerkers en de benodigde uren. Kwalitatieve personeelsplanning richt zich op de kennis, vaardigheden en ervaring die binnen de organisatie aanwezig moeten zijn.

Kan ik personeelsplanning uitbesteden?

U kunt ondersteuning inschakelen bij het analyseren van uw personeelsbehoefte, het organiseren van HR-processen en het verbeteren van de planning. Welke werkzaamheden extern kunnen worden uitgevoerd, hangt af van de organisatie en de gekozen afspraken.

Hulp nodig bij uw personeelsplanning?

Heeft u regelmatig te maken met personeelstekorten, onduidelijke verantwoordelijkheden of een toenemende werkdruk?

Gesprek met Personeel helpt MKB-ondernemers om hun personeelszaken overzichtelijk en praktisch te organiseren.

Wij kijken naar uw huidige situatie, brengen knelpunten in kaart en helpen u een werkwijze op te zetten die past bij uw bedrijf.

Wilt u weten hoe u uw personeelsplanning kunt verbeteren?

Neem vrijblijvend contact op met Gesprek met Personeel. Een eerste telefonische kennismaking van 10 minuten is kosteloos.