Contracten zijn ooit opgesteld, personeelsdossiers staan op verschillende plekken en het verzuimproces werkt vooral omdat iedereen ongeveer weet wat de bedoeling is.
Dat gaat vaak lange tijd goed.
Tot een medewerker langdurig ziek wordt, een contractdiscussie ontstaat, iemand onverwacht vertrekt of het bedrijf snel groeit.
Een HR scan voor het MKB helpt u om vóór dat moment te ontdekken waar risico’s en ontbrekende processen zitten.
Met deze praktische HR scan controleert u uw personeelszaken aan de hand van 25 punten. U ziet waar de basis goed staat, welke onderdelen aandacht nodig hebben en welke zaken direct moeten worden aangepakt.
Wat is een HR scan?
Een HR scan is een gestructureerde controle van de belangrijkste onderdelen van uw personeelsorganisatie.
U kijkt bijvoorbeeld naar:
arbeidsovereenkomsten;
personeelsdossiers;
onboarding;
HR-beleid;
functioneren en ontwikkeling;
ziekteverzuim;
personeelsplanning;
privacy;
verantwoordelijkheden binnen HR.
Het doel is niet om zoveel mogelijk documenten te produceren.
Een goede HR scan beantwoordt vooral drie vragen:
Wat is goed geregeld?
Waar zitten risico’s?
Wat moet als eerste worden aangepakt?
Voor een mkb-organisatie is die prioritering belangrijk. U hoeft niet alles tegelijk te professionaliseren.
Wanneer is een HR scan verstandig?
Een HR scan is vooral nuttig wanneer uw bedrijf een fase bereikt waarin personeelszaken niet meer vanzelf georganiseerd blijven.
Bijvoorbeeld wanneer:
het aantal medewerkers snel groeit;
HR door de eigenaar of office manager “erbij” wordt gedaan;
u voor het eerst langdurig ziekteverzuim heeft;
arbeidsovereenkomsten uit verschillende periodes naast elkaar bestaan;
leidinggevenden verschillend omgaan met personeel;
belangrijke afspraken vooral mondeling bestaan;
u niet zeker weet of personeelsdossiers compleet zijn;
er regelmatig onverwachte personeelsproblemen ontstaan.
Ook zonder directe problemen kan een jaarlijkse HR-check verstandig zijn.
Zelf een HR scan uitvoeren
Geef ieder controlepunt hieronder een score:
0 punten: niet geregeld
1 punt: gedeeltelijk geregeld of verouderd
2 punten: duidelijk, actueel en consequent geregeld
Met 25 controlepunten kunt u maximaal 50 punten behalen.
Deze score is geen officiële juridische beoordeling. Het is een praktische manier om prioriteiten binnen uw HR-organisatie zichtbaar te maken.
Onderdeel 1: arbeidsovereenkomsten
1. Zijn alle arbeidsovereenkomsten compleet en actueel?
Controleer of iedere medewerker een duidelijke overeenkomst heeft en of latere wijzigingen correct zijn vastgelegd.
Let bijvoorbeeld op wijzigingen in uren, functie, salaris of arbeidsvoorwaarden.
2. Is duidelijk welke cao of andere afspraken gelden?
Onduidelijkheid over toepasselijke arbeidsvoorwaarden kan later voor discussies zorgen.
Zorg dat intern bekend is welke regels gelden en waar medewerkers deze kunnen vinden.
3. Worden einddata en verlengmomenten actief bewaakt?
Een tijdelijk contract mag niet pas aandacht krijgen wanneer de einddatum al bijna verstreken is.
Werk met een centraal overzicht en automatische herinneringen.
Onderdeel 2: personeelsdossiers en privacy
4. Heeft iedere medewerker een compleet personeelsdossier?
Belangrijke documenten, wijzigingen en afspraken moeten eenvoudig terug te vinden zijn.
Een dossier dat verspreid staat over e-mail, lokale computers en losse mappen vergroot het risico dat informatie verloren gaat.
5. Worden belangrijke gesprekken vastgelegd?
Denk aan functioneringsgesprekken, afspraken over ontwikkeling, waarschuwingen en andere belangrijke personeelsgesprekken.
Vastleggen betekent niet dat ieder gesprek juridisch moet klinken. Een korte feitelijke samenvatting met afspraken en vervolgstappen is vaak al veel waard.
6. Worden persoonsgegevens veilig en niet langer dan nodig bewaard?
Personeelsdossiers bevatten gevoelige informatie.
Controleer daarom wie toegang heeft, waar documenten worden opgeslagen en of oude gegevens tijdig worden verwijderd.
Onderdeel 3: onboarding en uitdiensttreding
7. Is er een vaste onboardingprocedure?
Een nieuwe medewerker moet niet zelf ontdekken hoe uw organisatie werkt.
Zorg minimaal voor een vaste checklist met systemen, materialen, verwachtingen, praktische afspraken en verantwoordelijkheden.
8. Zijn verantwoordelijkheden tijdens de eerste weken duidelijk?
Wie begeleidt de medewerker?
Wie controleert of alle toegang werkt?
Wanneer vindt het eerste evaluatiegesprek plaats?
Duidelijkheid voorkomt dat nieuwe werknemers tussen verschillende collega’s blijven hangen.
9. Is er een vaste uitdienstprocedure?
Bij vertrek moeten bedrijfsmiddelen, accounts, toegang, documenten en administratieve zaken correct worden afgehandeld.
Vergeet ook kennisoverdracht niet.
Onderdeel 4: HR-beleid en interne afspraken
10. Zijn de belangrijkste personeelsregels schriftelijk vastgelegd?
Denk aan:
ziekmelden;
verlof;
werktijden;
thuiswerken;
gedrag;
gebruik van bedrijfsmiddelen;
privacy en systemen.
Een praktisch personeelsreglement kan hiervoor veel duidelijkheid geven.
11. Is het personeelsbeleid afgestemd op de praktijk?
Een document hebben is niet hetzelfde als beleid uitvoeren.
Controleer of leidinggevenden en medewerkers de belangrijkste afspraken daadwerkelijk kennen.
12. Is duidelijk wie HR-beslissingen mag nemen?
Wie mag een salariswijziging toezeggen?
Wie mag een contract verlengen?
Wie pakt een personeelsconflict op?
Wie bewaakt langdurig verzuim?
Onduidelijke bevoegdheden zorgen snel voor inconsistent beleid.
Bekijk ook onze gids over HR beleid opstellen voor het MKB.
Onderdeel 5: functioneren en ontwikkeling
13. Worden medewerkers regelmatig gesproken over functioneren en ontwikkeling?
Wacht niet tot een jaarlijks beoordelingsmoment.
Regelmatig kort spreken over verwachtingen, resultaten en ontwikkeling voorkomt verrassingen aan beide kanten.
14. Worden afspraken uit gesprekken opgevolgd?
Een goed gesprek zonder opvolging verandert weinig.
Leg daarom acties vast met een datum en verantwoordelijke.
15. Is duidelijk wat van iedere functie wordt verwacht?
Onduidelijke functies leiden tot onduidelijke beoordelingen.
Controleer of medewerkers weten:
waarvoor zij verantwoordelijk zijn;
welke resultaten worden verwacht;
wie beslissingen neemt;
met wie zij samenwerken.
Onderdeel 6: ziekteverzuim en re-integratie
16. Is er een duidelijk verzuimprotocol?
Iedere medewerker moet weten hoe, wanneer en bij wie een ziekmelding wordt gedaan.
Gebruik hiervoor eventueel ons verzuimprotocol voorbeeld voor werkgevers.
17. Is er een actueel basiscontract met arbodienst of bedrijfsarts?
Controleer wie uw arbodienstverlener is, welke afspraken gelden en wie intern het contact onderhoudt.
Wacht hiermee niet tot een medewerker langdurig ziek wordt.
18. Worden Poortwachter-termijnen bewaakt?
Bij langdurige ziekte ontstaan verschillende acties, documenten en deadlines.
Zorg dat één persoon verantwoordelijk is voor de bewaking daarvan.
Bekijk hiervoor het stappenplan Wet verbetering poortwachter voor werkgevers.
19. Worden verzuimpatronen periodiek bekeken?
Kijk niet alleen naar langdurig verzuim.
Herhaald kort verzuim, verschillen tussen teams en stijgende meldingsfrequentie kunnen signalen zijn dat nader onderzoek nodig is.
Lees ook onze pagina over verzuimpreventie.
Onderdeel 7: personeelsplanning en continuïteit
20. Weet u welke functies binnen uw organisatie kritisch zijn?
Vraag uzelf af wat er gebeurt wanneer een belangrijke medewerker morgen drie maanden uitvalt.
Kan iemand anders het werk overnemen?
Is de noodzakelijke kennis beschikbaar?
21. Is belangrijke kennis over meerdere medewerkers verdeeld?
Wanneer één werknemer als enige weet hoe een cruciaal proces werkt, ontstaat een continuïteitsrisico.
Maak kennisoverdracht onderdeel van uw HR-planning.
22. Weet u welke medewerkers en vaardigheden u over één tot drie jaar nodig heeft?
HR moet niet alleen reageren op vacatures.
Koppel toekomstige groei, automatisering en veranderingen binnen het bedrijf aan uw personeelsbehoefte.
Gebruik hiervoor een personeelsplan waarin u huidige en toekomstige capaciteit met elkaar vergelijkt.
Onderdeel 8: administratie en eigenaarschap
23. Is alle belangrijke HR-informatie centraal vindbaar?
Contractdata, verlof, personeelsdocumenten en belangrijke acties mogen niet afhankelijk zijn van het geheugen van één medewerker.
Werk met één duidelijke bron.
24. Is duidelijk wie eigenaar is van iedere HR-taak?
Maak minimaal duidelijk wie verantwoordelijk is voor:
contracten;
salariswijzigingen;
personeelsdossiers;
verzuim;
onboarding;
gesprekken;
verlofregistratie.
HR-processen lopen vaak niet vast omdat niemand ze kan uitvoeren, maar omdat niemand expliciet verantwoordelijk is.
25. Worden openstaande HR-acties periodiek gecontroleerd?
Plan bijvoorbeeld iedere maand een vast HR-moment.
Controleer daarin:
aflopende contracten;
lopende verzuimdossiers;
openstaande gespreksafspraken;
nieuwe medewerkers;
vertrekkende medewerkers;
personeelsrisico’s;
acties uit eerdere controles.
Een half uur structurele aandacht kan veel achterstallig HR-werk voorkomen.
Uw HR scan score
Tel de punten van alle 25 onderdelen bij elkaar op.
0 tot 20 punten: veel basis ontbreekt
Uw personeelsorganisatie is waarschijnlijk sterk afhankelijk van informele afspraken en individuele medewerkers.
Begin niet met alles tegelijk.
Pak eerst contracten, personeelsdossiers, verzuim en wettelijke basisprocessen aan.
21 tot 35 punten: basis aanwezig, maar kwetsbaar
Veel onderdelen bestaan waarschijnlijk al, maar worden niet altijd consequent uitgevoerd.
De grootste winst zit meestal in standaardiseren, verantwoordelijkheden vastleggen en terugkerende controles inbouwen.
36 tot 43 punten: goede HR-basis
De belangrijkste processen zijn geregeld.
Kijk vooral naar strategische personeelsplanning, ontwikkeling, automatisering en het verbeteren van processen die nog veel handmatig werk veroorzaken.
44 tot 50 punten: sterk georganiseerd
Uw HR-basis is goed gestructureerd.
De volgende stap is vooral optimaliseren: betere stuurinformatie, strategische HR-planning en verdere ondersteuning van leidinggevenden.
Wat moet u als eerste aanpakken?
De totaalscore is minder belangrijk dan de rode vlaggen.
Een ontbrekende onboardingchecklist is vervelend.
Een ontbrekend verzuimproces of onvolledig dossier bij een langdurig zieke werknemer kan veel grotere gevolgen hebben.
Werk daarom met drie prioriteiten.
Prioriteit 1: direct risico
Problemen die direct juridisch, financieel of operationeel risico opleveren.
Bijvoorbeeld:
ontbrekende contractdocumentatie;
onduidelijk langdurig verzuimdossier;
geen duidelijke arbodienstverlening;
belangrijke persoonsgegevens onbeveiligd opgeslagen.
Prioriteit 2: proces verbeteren
Zaken die geregeld zijn, maar niet efficiënt werken.
Bijvoorbeeld:
contracttermijnen handmatig controleren;
onboarding zonder standaardchecklist;
gespreksverslagen verspreid opslaan.
Prioriteit 3: strategische ontwikkeling
Wanneer de basis goed staat, kunt u verder kijken.
Bijvoorbeeld:
strategische personeelsplanning;
leiderschapsontwikkeling;
opleidingsbeleid;
HR-automatisering;
retentie.
Zelf HR-processen opzetten of ondersteuning inschakelen?
Niet ieder bedrijf heeft een interne HR-manager nodig.
Veel dagelijkse personeelszaken kunt u als ondernemer of leidinggevende prima zelf uitvoeren wanneer de processen duidelijk zijn.
Externe ondersteuning wordt vooral interessant wanneer:
complexe personeelsdossiers ontstaan;
het bedrijf snel groeit;
u structureel tijd tekortkomt;
wettelijke termijnen bewaakt moeten worden;
leidinggevenden ondersteuning nodig hebben;
HR-processen opnieuw moeten worden ingericht.
Lees hiervoor ook HR ondersteuning voor het MKB.
Voor structurele ondersteuning kunt u onze dienst HR Advies & Ondersteuning bekijken.
Van HR scan naar actieplan
Een HR scan heeft pas waarde wanneer er na de analyse iets verandert.
Zet daarom na de scan maximaal vijf acties voor de komende drie maanden op papier.
Per actie noteert u:
Probleem: wat ontbreekt of werkt onvoldoende?
Risico: wat kan er gebeuren als u niets doet?
Actie: wat moet worden aangepast?
Eigenaar: wie regelt dit?
Deadline: wanneer moet het klaar zijn?
Controle: hoe ziet u dat het daadwerkelijk is geregeld?
Zo verandert een lange lijst met HR-wensen in een uitvoerbaar plan.
Veelgestelde vragen over een HR scan
Wat is een HR scan?
Een HR scan is een controle van de belangrijkste HR-processen binnen een organisatie. U kijkt onder andere naar contracten, dossiers, beleid, verzuim, gesprekken en personeelsplanning.
Is een HR scan alleen voor grote bedrijven?
Nee. Juist binnen het MKB kunnen personeelszaken kwetsbaar zijn omdat HR vaak door een ondernemer, office manager of leidinggevende naast andere werkzaamheden wordt uitgevoerd.
Hoe vaak moet u een HR scan uitvoeren?
Een jaarlijkse controle is voor veel organisaties praktisch. Doe daarnaast opnieuw een scan bij sterke groei, reorganisatie of grote veranderingen in het personeelsbestand.
Wat levert een HR scan op?
U krijgt inzicht in ontbrekende processen, risico’s, inefficiënte werkwijzen en onderdelen die al goed zijn georganiseerd. Vervolgens kunt u prioriteiten bepalen.
Kan ik een HR scan zelf uitvoeren?
Ja. Met de controlepunten op deze pagina kunt u een eerste analyse zelf uitvoeren. Voor complexere dossiers of twijfel over wetgeving kan externe ondersteuning verstandig zijn.
Uw HR-organisatie laten controleren?
Twijfelt u of uw personeelszaken goed zijn ingericht of merkt u dat HR steeds meer tijd begint te kosten?
Gesprek met Personeel helpt mkb-bedrijven om personeelsprocessen praktisch en overzichtelijk te organiseren. We kijken niet alleen naar documenten, maar vooral naar waar in de dagelijkse praktijk risico, onduidelijkheid of onnodig werk ontstaat.
Neem contact met ons op en bespreek waar uw organisatie nu staat. Vanuit daar kunnen we gericht bepalen welke onderdelen aandacht nodig hebben.